Просмотр вакансии

Ищу маньяка-бизнес-ассистента, который поможет мне управлять компанией в период турбулентности и методично работать над систематизацией бизнеса.

Я — генеральный директор компании, занимающейся производством светотехнической продукции. Мне нужен человек, который будет не просто выполнять поручения, а строить работающие системы и помогать мне двигаться быстрее и эффективнее.

Что нужно делать?

1. Навести порядок в информации и задачах:

Улучшить систему получения, обработки, хранения и распределения информации — чтобы ничего не терялось и всегда было под рукой.
Настроить учет выполненных и невыполненных дел, чтобы они не исчезали в хаосе рабочих будней.
Внедрить эффективное управление временем и помочь мне лучше расставлять приоритеты.

2. Управлять личным и профессиональным развитием:

Следить за системой моего роста и развития (чтобы было не просто «надо», а реально работало).
Создать и администрировать систему восстановления энергии и здоровья, чтобы я всегда оставался в тонусе.

3. Контролировать бизнес-процессы:

Управлять моим календарем, поездками, встречами — чтобы все происходило вовремя и без сбоев.
Вести взаимодействие с рынком труда (я сам нанимаю топ-менеджеров и ключевых сотрудников).
Администрировать связи с профильными ассоциациями и партнерами.

Отслеживать коммуникации в корпоративных чатах, фиксировать задачи и важную информацию.

Принимать участие в переговорах, встречах, деловых мероприятиях (протоколирование, представление интересов руководителя).
Совместно с исполнительным директором отслеживать выполнение стратегических задач топ-менеджерами.

Что я жду от тебя?

О каждом моем предстоящем деле, ты подумала еще до того, как я к нему приступил. Я приступаю к выполнению действия уже подготовленным.

Результаты, а не просто движение.
Проактивность. Ты не ждешь задач, сама находишь слабые места и предлагаешь улучшения.
Ты высоко организована и системна..
Стрессоустойчивость. Здесь динамика высокая, если ты легко теряешься в задачах — не подойдет. Ну а топы будут пробовать сливать тебя, несмотря на то, что ты исполняешь волю собственника бизнеса
Способность брать на себя управление проектами.

Ты можешь включиться и взять на себя задачи по:

1. Маркетингу и PR

2. Переписке с иностранными партнерами.

3. Выполнении домашних заданий образовательных программ, которые я постоянно прохожу.

4. Подготовке для меня аналитики по интересующим вопросам.

5. Etcetera

Что я получу от идеального ассистента?

Меньше стресса.
Больше энергии и здоровья.
Дополнительный ресурс (твое время, работающее на меня).
Четко структурированный календарь.
Повышение скорости принятия решений.
Человека, который способен возглавить отдельные проекты.
Помощь в управлении сотрудниками и решении сложных ситуаций.
Гарантию того, что дела доводятся до конца.
Повышение моей дисциплины и скорости работы.
Связующее звено между мной и командой.

Формат работы: офис
Уровень дохода: от 60 тыс на руки.
Контакты для связи: [указать e-mail/телеграм]

Если тебе нравится разбираться в сложных системах, ты умеешь приводить в порядок хаос и делать так, чтобы все работало без лишнего шума — добро пожаловать.

Взаимодействие с ГД:

1. Ведение календаря в специальном софте, трекинг выполненных и невыполненных задач.
2. Поиск необходимой информации по запросу.
3. Исполнение личных поручений.
4. Помощь в выполнении задач по учебной программе (аспирантура)
5. Организация встреч гостей.
6. Поддержание порядка в кабинете, обеспечение всем необходимым.
7. Поиск оптимальных маршрутов, Заказ билетов, бронирование отелей.
8. Поздравления и отправка подарков важным партнерам компании.

Взаимодействие с командой:

1. Взаимодействие с директором по развитию по работе со стратегическими задачами.
2. Постановка задач от ГД ТОПам по итогам регулярных встреч. Отслеживание выполнений задач.
3. Постановка задач через Б24: покупка билетов с р/с компании, оплата счетов, заказы позиций через систему закупок.
4. Постановка задач в Б24 от второго ассистента.

Работа с документацией:

1. Взаимодействие с компаниями, которые ГД не пропускает через стандартный процесс. Запуск согласования и заключение договоров, обмен первичными документами.
2. Работа с документами конфиденциального характера.
3. Контроль соблюдения отчетностей по зарубежным бизнес-миссиям.
4. Ведение отчетной документации по затратам
5. Организация оплаты членских взносов в профильных ассоциациях.
6. Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции.

Необходимые навыки (софт):

- Молниеносный анализ поставленных задач.

- Умение понимать с полуслова.

- Корректность и в то же время требовательность по отношению к коллегам.

- Умение выстроить оптимальный путь решения задачи.

- Готовность прийти на помощь даже в выходной (не часто).

- Умение вести переговоры, добиваться результата, отстаивать "нашу" точку зрения.

- Готовность учиться

- Умение учить.

- Умение организовать какое-либо мероприятие.

Необходимые навыки (хард):

- Знать английский (бывает переписка с иностранными партнерами, поставщиками, отелями и поиск информации на иностранных сайтах)

- На хорошем уровне владеть стандартным набором программ (Microsoft, CRM, Miro, etc)

- Владеть основами тайм-менеджмента.

У тебя будет хорошая перспектива вертикального или горизонтального карьерного роста.