Просмотр вакансии

Our client is a trusted online broker with expertise in the US, European and Asian stock markets, registered in Cyprus, and offers a broad range of services in the financial markets. The team is a union of high qualified professionals on the market, bursting with vibrant energy and pioneer ideas.

All of us are goal-oriented with a strong belief in teamwork power built on the strength of each of us. We work in a high paced environment and within cross-functional teams. Each of us is dedicated to achieving the best possible result, and no one thinks that he doesn’t make a change.

Responsibilities

Administrative Services:

– Organize and supervise the work of the Secretariat and Reception teams;
– Ensure execution of administrative support tasks, document flow, and guest reception;
– Manage employee onboarding, training, and continuous development within the department;
– Set, track, and report on KPIs and SLAs; provide performance reviews and feedback;
– Oversee internal and external communication processes related to administrative services;
– Ensure adherence to corporate communication standards, etiquette, and GDPR requirements;
– Maintain high-quality service for visitors, guests, and internal stakeholders;
– Coordinate cross-functional activities with HR, Legal, Finance, IT, and Travel departments;
– Identify areas for improvement, drive process optimization and digitalization initiatives;
– Support organization of internal events, employee engagement initiatives, and corporate gatherings.

Business Travel Management:

– Full operational management of the company’s travel, transportation, and mobility services;
– Ownership of travel and mobility budget, including safety and compliance-related costs;
–Implementation and control of corporate travel, transportation, and fleet safety standards according to EU legislation;
– Continuous improvement of internal processes, ensuring alignment with EU and local Health & Safety requirements;
– Management of duty of care responsibilities for all employees on business trips, including risk prevention, emergency handling, and post-trip follow-up.

Health & Safety Management:

– Full ownership and accountability for the company’s Health & Safety (H&S) management framework;
– Ensure that occupational health, employee safety, and compliance with applicable local, EU, and international H&S regulations are consistently embedded into all relevant company processes and operations;
– Act as the primary owner of the Health & Safety function, driving company-wide initiatives, policies, and controls to maintain a safe, healthy, and secure working environment;
– Lead the implementation of risk prevention measures, incident management, and safety awareness programs, ensuring company-wide alignment with ISO 45001, GRI 403, and EU Health & Safety best practices;
– Ensure that Health & Safety practices are fully integrated with corporate governance, sustainability (ESG Social pillar), and enterprise risk management frameworks.

Requirements

Experience & Background:

– 5+ years of experience in administrative services, corporate travel, or H&S management, including at least 2 years in a team lead role;
– Proven track record in managing reception/secretariat teams, travel coordination, and internal service operations;
– Experience working in an international environment with cross-functional collaboration.

Skills & Knowledge:

– Strong knowledge of EU travel regulations, duty of care principles, and H&S standards (e.g. ISO 45001, GRI 403);
– Hands-on experience with travel booking tools and vendor management;
– Solid understanding of GDPR and corporate communication protocols;
– Confident in setting KPIs/SLAs, performance monitoring, and reporting;
– Fluent English (B2+/C1); Polish or other European languages are a plus;
– Proficiency in MS Office and administrative platforms.

Обязанности

Административные сервисы:

• Организация и контроль работы команд секретариата и ресепшн;

• Обеспечение выполнения задач по административной поддержке, документообороту и приему гостей;

• Организация процесса адаптации новых сотрудников, их обучение и постоянное развитие в рамках подразделения;

• Постановка, отслеживание и отчетность по KPI и SLA; проведение оценки эффективности и предоставление обратной связи;

• Контроль внутренних и внешних коммуникационных процессов, связанных с административными услугами;

• Соблюдение корпоративных стандартов коммуникации, делового этикета и требований GDPR;

• Поддержание высокого уровня сервиса для посетителей, гостей и внутренних стейкхолдеров;

• Координация кросс-функциональных процессов с HR, юридическим отделом, финансами, ИТ и отделом по организации командировок;

• Определение зон для улучшения, внедрение инициатив по оптимизации и цифровизации процессов;

• Поддержка организации внутренних мероприятий, инициатив по вовлеченности сотрудников и корпоративных встреч.

Управление деловыми поездками:

• Полное операционное управление корпоративными командировками, транспортом и услугами мобильности;

• Ответственность за бюджет на командировки и мобильность, включая расходы на безопасность и соблюдение норм;

• Внедрение и контроль корпоративных стандартов в сфере командировок, транспорта и автопарка в соответствии с законодательством ЕС;

• Постоянное совершенствование внутренних процессов в соответствии с требованиями ЕС и местного законодательства в области охраны труда и техники безопасности;

• Управление обязанностями компании по обеспечению безопасности сотрудников во время командировок, включая профилактику рисков, реагирование в чрезвычайных ситуациях и последующее сопровождение.

Охрана труда и техника безопасности:

• Полная ответственность за систему управления охраной труда и техники безопасности в компании;

• Обеспечение того, чтобы охрана труда, безопасность сотрудников и соблюдение местных, европейских и международных норм были встроены во все соответствующие процессы и операции компании;

• Выполнение роли основного владельца функции H&S: разработка и внедрение инициатив, политик и контрольных процедур по обеспечению безопасной, здоровой и защищенной рабочей среды;

• Руководство внедрением мер по предотвращению рисков, управлению инцидентами и программам повышения осведомленности о безопасности, в соответствии с ISO 45001, GRI 403 и лучшими практиками ЕС в области охраны труда;

• Интеграция практик H&S в систему корпоративного управления, устойчивого развития (социальный блок ESG) и управления рисками компании.

Требования

Опыт и образование:

• 5+ лет опыта в административных сервисах, корпоративных командировках или управлении H&S, включая минимум 2 года на руководящей должности;

• Подтвержденный опыт управления командами ресепшн/секретариата, координацией командировок и внутренними сервисными операциями;

• Опыт работы в международной среде с кросс-функциональным взаимодействием.

Навыки и знания:

• Глубокие знания правил ЕС в сфере командировок, принципов duty of care и стандартов H&S (например, ISO 45001, GRI 403);

• Практический опыт работы с инструментами бронирования поездок и управления подрядчиками;

• Хорошее понимание GDPR и корпоративных протоколов коммуникации;

• Уверенные навыки постановки KPI/SLA, мониторинга эффективности и отчетности;

• Свободный английский (уровень B2+/C1); знание польского или других европейских языков будет преимуществом;

• Владение MS Office и административными платформами.