Просмотр вакансии

Мы ищем многофункционального и организованного офис-менеджера, который станет центральным звеном в операционной деятельности нашего офиса. Вы будете отвечать за широкий круг задач — от административной поддержки и работы с клиентами до ведения первичной документации и помощи бухгалтерии. Это отличная возможность глубоко погрузиться в бизнес-процессы производственной компании и стать незаменимым сотрудником.

Если вы любите порядок, умеете эффективно работать в режиме многозадачности и хотите развиваться в сфере администрирования и документооборота, мы будем рады видеть вас в нашей команде.

Ключевые обязанности:

Административная и организационная работа:

• Полное администрирование офиса: заказ воды, канцелярии, хозяйственных товаров, контроль за запасами и расходами.

• Контроль соблюдения порядка на рабочих местах и в зонах общего пользования (кухня, переговорные).

• Ведение табеля учета рабочего времени.

• Учет оргтехники и других материальных ценностей, оформление документов по матответственности.

• Ведение информационной базы сотрудников (контакты, дни рождения).

Работа с документами и делопроизводство:

• Печать, регистрация и рассылка организационных приказов (прием, увольнение, отпуска и т.д.).

• Ведение и актуализация общих папок компании (шаблоны, реквизиты, контакты, пароли).

• Формирование и ведение реестров входящих и исходящих документов.

• Подготовка и оформление документов по запросу руководства и бухгалтерии (доверенности, служебные записки, письма).

• Работа с прайс-листами: внесение изменений, контроль актуальных версий, ведение архива.

Работа в CRM:

• Обработка входящих заявок с сайта и почты, их распределение между менеджерами по установленным правилам.

• Создание и ведение сделок в CRM-системе (Битрикс24).

• Мониторинг и первичная обработка обратной связи на маркетплейсах (Ozon, Wildberries и др.).

Поддержка бухгалтерии и работа в ЭДО:

• Работа в системе электронного документооборота (СБИС): отправка и получение счетов, актов, накладных, УПД.

• Ведение первичной бухгалтерской документации: проверка и подготовка документов для дальнейшей обработки в 1С.

• Подготовка пакетов документов по запросу главного бухгалтера.

• Взаимодействие с контрагентами по вопросам документооборота.

Техническая поддержка:

• Координация работы с провайдерами связи, контроль баланса корпоративных номеров, настройка переадресаций.

Навыки и требования, которые мы ищем:

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года желателен.

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (обязательно уверенное владение Excel и Word), Google Docs.

• Опыт работы с системами ЭДО (СБИС, Контур.Диадок и т.п.) будет преимуществом.

• Знание основ делопроизводства.

• Внимательность к деталям, аккуратность и организованность.

• Ответственность, исполнительность и умение работать с большим объемом разноплановых задач.

• Навыки многозадачности и грамотная расстановка приоритетов.

• Коммуникабельность и вежливость.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.

• Работу в стабильной, развивающейся компании, перспектива роста.

• Современный офис в шаговой близости от станции метро Суконная Слобода.

• График работы 5/2 с 8:00 до 17:00 без переработок, с комфортными перерывами в течение рабочего дня.

• Доступную и понятную систему обучения и ввод в должность.

• Комфортный, дружный коллектив, доброжелательная атмосфера в офисе.

• Корпоративные мероприятия, бонусы в виде корпоративного мерча, подарки к дню рождения и материальная помощь на знаменательные даты.