Просмотр вакансии

Компании требуется делопроизводитель-офис менеджер.

Обязанности:

• Управление документами. Создание, обработка и архивирование документов
• поддерживать порядок в рабочей документации.
• Координация встреч. Организация встреч и переговоров, подготовку необходимых материалов.
• Коммуникация с клиентами. Взаимодействие с клиентами и поставщиками
• Поддержка офиса. Контроль за состоянием офисного оборудования и заказ необходимых материалов для комфортной работы сотрудников.
• Организация мероприятий. Планирование корпоративных событий и собраний.
• Ведение документации. Создание, обработка и систематизация офисной документации, включая входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и другие документы.
• Регистрация корреспонденции. Отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта.
• Подготовка и редактирование документов. Набор и редактирование текстов, подготовка различных служебных записок, писем, докладов и презентаций.
• Архивирование документов. Организация архива документов, обеспечение их сохранности и быстрого доступа при необходимости.
• Координация рабочих процессов. Участие в организации работы офиса, распределение задач между сотрудниками, контроль за выполнением поручений.
• Поддержка в организации совещаний и мероприятий. Помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других мероприятий.
• Взаимодействие с другими отделами. Обеспечение связи между различными подразделениями организации и внешними контрагентами.
• Обработка информационных запросов. Предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним запросам.
• Управление офисным оборудованием. Обслуживание копировальных и факсимильных аппаратов, принтеров и другого офисного оборудования.
• Участие в оформлении трудовых отношений. Помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками, командировками сотрудников.
• Организованность. Способность планировать своё время и распределять задачи между сотрудниками.
• Коммуникабельность. Умение налаживать контакты с людьми.
• Ответственность. Способность принимать решения и нести за них ответственность.
• Аналитическое мышление. Умение анализировать ситуации и предлагать оптимальные решения.
• Стрессоустойчивость. Способность сохранять спокойствие в сложных ситуациях и быстро реагировать на изменения.
• Выполнение поручений руководителя