Просмотр вакансии

Требования к кандидатам:

• Знание нормативной базы делопроизводства , документооборота и ведения архива организации в Республике Беларусь.
• Умение пользоваться офисным пакетом MS Office, офисной техникой (принтер, сканер, копир, факс, ПК), готовность освоить незнакомый тип техники.
• Знание английского языка на уровне не ниже intermediate, включая как письменное, так и устное общение (будет являться преимуществом).
• Навык деловой переписки, в том числе и на английском языке.
• Готовность осваивать и использовать внутреннюю информационную систему компании (СЭД Directum и 1С).
• Организованность, умение приоритизировать рабочие задачи.
• Грамотная устная речь и чёткая дикция, навык межличностного делового общения.

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот:
   • Приём, регистрация и распределение входящих обращений в компанию (телефон, e-mail, почтовая корреспонденция). Контроль их выполнения .
   • Подготовка необходимых документов (знание правил оформления документов), приём, учёт, регистрация, контроль исполнения документов, как в бумажном виде, так и средствами ИС, в т.ч. регистрация переписки, отправка исходящей корреспонденции, формирование пакетов документов.
   • Контроль исполнения поручений руководителя.
   • Организация переговоров и совещаний, в т.ч. с участием приглашённых лиц. Приём посетителей.
   • Взаимодействие с курьерскими службами и почтой.
   • Организация командировок сотрудников, в том числе приглашённых компанией, в части:
   • - заказа билетов;
   • - бронирования гостиниц и транспорта.
   • Обеспечение систематизированного хранения документов. Формирование и ведение номенклатуры дел. Контроль наличия подписанных со стороны контрагентов оригинальных экземпляров договоров, заключенных по текущим сделкам компании.
   • Работа с оргтехникой: сканирование, снятие копий, прием/отправка факсов.
2. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
   • Заказ ТМЦ и услуг, необходимых для работы офиса, с обязательным составлением плана потребности и договоров. Своевременное перезаключение договоров на услуги. Подписание договоров у директора компании.
   • Контроль состояния офиса, поддержания порядка и чистоты в здании, заказ услуг и вызов вспомогательного персонала при необходимости.
   • Подготовка офиса к рабочему дню (подключение офисной техники и подготовка ее к эксплуатации). Подготовка офиса по окончании рабочего дня (отключение освещения, оргтехники, проверка окон)
   • Взаимодействие с коммунальными службами. Обращение в коммунальные службы при возникновении нештатных ситуаций с инженерными сетями (электричество, водопровод, газ) в рабочее время.
   • Контроль допуска на территорию посторонних лиц (домофон, периодическая проверка данных видеонаблюдения).
   • Контроль правильной эксплуатации оргтехники и рационального использования канцелярских товаров и расходных материалов в офисе.
3. Общая часть:

• Соблюдение правил техники безопасности, необходимых для исполнения своих должностных обязанностей.
• Соблюдение требований Положения о коммерческой тайне.

Условия:

• официальное трудоустройство и соц. пакет согласно ТК РБ;
• собственный комфортабельный офис
• Рабочий день 09:00 – 18:00 Пн-Чт, 09:00 – 17:00 Пт. Перерыв 12:00 – 12:48.
• Испытательный срок 2 месяца;
• Отпуск 25 дней.

Ссылка на вакансию в банке вакансий на gsz.gov.by:

https://gsz.gov.by/registration/employer/vacancy/1792593/detail-public/