Просмотр вакансии

Функциональные обязанности:

• Организация рабочего процесса руководителя:
  • ведение календаря и рабочего графика (планирование встреч, совещаний, мероприятий, контроль важных дат и дедлайнов);
  • организация встреч и совещаний (в т.ч. выездных): подготовка повестки, бронирование помещений, оповещение участников;
  • обеспечение работы дегустационного совета;
  • выполнение личных поручений руководителя.
• Документооборот и протоколирование:
  • подготовка и оформление документов (приказов, распоряжений и т.п.), договоров, писем, аналитических, информационных и справочных материалов;
  • протоколирование встреч с фиксацией решений, ответственных лиц и сроков;
  • ведение и систематизация деловой документации.
• Контроль исполнения поручений:
  • мониторинг сроков выполнения задач и договорённостей;
  • контроль статусов по задачам, обеспечение своевременного исполнения поручений.
• Координация проектов и взаимодействие с подрядчиками:
  • поиск подрядчиков исходя из задач, сбор коммерческих предложений, участие в переговорах;
  • контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками;
  • временная координация отдельных участков или проектов при необходимости.
• Информационная поддержка и административные задачи:
  • сбор, проверка, анализ и структурирование информации по запросу руководителя;
  • взаимодействие с сотрудниками компании и внешними партнёрами;
  • оперативное решение административных и организационных вопросов;
  • работа с обращениями покупателей (жалобы, предложения);
  • поиск и подбор корпоративных подарков.
• Аналитические задачи:
  • исследование рынка и анализ конкурентов (в том числе мониторинг цен, объемов продаж и активностей конкурентов);
  • анализ эффективности продаж компании (проводимых акций, мерчендайзинга и пр. по каналам сбыта);
  • формирование аналитической отчетности, презентаций и справок по запросу руководителя, визуализация данных.

Профессиональные навыки:

• уверенное владение офисными программами (MS Office: Word, Excel, PowerPoint) и системами электронного документооборота;
• продвинутый пользователь MS Excel. Сложные формулы, сводные таблицы, диаграммы;
• знание Qlik, PowerBI, SQL будет преимуществом;
• опыт создания презентаций в Power Point;
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и оформления документов (писем, справок, аналитических и информационных материалов);
• умение структурировать и визуализировать информацию для представления руководителю в понятном виде.

Опыт работы:

• от 1–3 лет на позиции помощника руководителя, секретаря, офисменеджера или в смежных административных ролях;
• опыт координации проектов и взаимодействия с подрядчиками;
• опыт протоколирования деловых встреч и контроля исполнения поручений.

Личные качества:

• коммуникабельность и умение выстраивать отношения с коллегами и партнёрами на разных уровнях;
• высокая работоспособность в режиме многозадачности и интенсивного рабочего графика;
• стрессоустойчивость и эмоциональная сдержанность;
• организованность и внимание к деталям;
• ответственность и инициативность;
• гибкость и высокая обучаемость;
• пунктуальность и надёжность;
• способность сохранять конфиденциальность информации.

Условия:

• оформление в соответствии с законодательством Российской Федерации (официальная заработная плата, своевременные выплаты, оплата больничных листов и отпусков);
• заработная плата по итогам собеседования;
• график работы 5/2 с 9.30 до 18.00