Просмотр вакансии

Помощник руководителя (с функциями Family office)

Обязанности:

Поддержка генерального директора (бизнес-процессы):

• Управление личным и рабочим календарём, расстановка приоритетов.
• Полная travel-поддержка: билеты, отели, рестораны,.
• Приём звонков, управление перепиской (включая мессенджеры), контроль исполнения поручений.
• Согласование, контроль и заведение счетов/договоров в 1С, работа с документами (копирование, сканирование, отправка).
• Организация ВКС, встреч, приезда и размещения гостей.
• Координация водителей, курьеров, клининга, служб доставки.

Family office (помощь семье и личные задачи ГД)

• Патронаж родственников: запись к врачу, поиск специалистов, страховки.
• Организация питания ГД, закупка продуктов, бытовые вопросы семьи.
• Курирование водителей (контроль ТО, страховок).
• Личные поручения: поиск тренеров, бронирование кортов/ресторанов, покупка подарков партнёрам и сотрудникам.
• Контроль именинников и напоминание о поздравлениях

Офисный порядок и VIP-зона

• Контроль чистоты в VIP-зоне, переговорных и кофе-зонах (до и после встреч)

• Обход переговорных: выкладка канцтоваров, проверка оргтехники

• Обеспечение расходников (картриджи, вода, канцелярия), взаимодействие с клинингом

• Встреча посетителей, комфортная навигация по офису.

Конфиденциальность и отчётность

• Соблюдение высокого уровня доверия и конфиденциальности во всех процессах.
• Ведение финансовой отчётности (рабочей и личной).

• Высшее образование;

• Опыт ассистента/помощником руководителя от 3 лет;

• Уверенный пользователь 1С, офисных программ и мессенджеров;

• Готовность к личным задачам и ненормированному графику.

• Комфортабельный офис Upside Кунцево в пешей доступности от м. Кунцевская - Рублевское шоссе 21;
• График работы 5/2 (суббота, воскресенье – выходные дни);
• Официальное трудоустройство, в соответствии с ТК РФ;
• Испытательный срок 3 месяца;
• ДМС после испытательного срока;
• Стабильная, своевременная заработная плата;
• Дружный коллектив, корпоративные праздники и мероприятия.