Просмотр вакансии

Специалист по документообороту (ассистент агентства)

Чем предстоит заниматься:

1. Документооборот (ключевая задача):
- Подготовка и проверка первичной документации: подготовка договоров, выставление счетов, актов, УПД, актов сверки, ведение реестра документов.
- Взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты: напоминания о сроках оплаты, уточнения в случае задержек (в рамках делового этикета по почте, в рабочих чатах или по телефону), сверка взаиморасчетов, ведение календаря оплат и дебиторской задолженности.
- Составление коммерческих предложений, смет и официальных писем для клиентов по готовым шаблонам.
- Контроль подписания документов (договора, закрывающие документы) с клиентами и партнерами - через СБИС и почту.
- Формирование комплектов документов для закрытия сделок.
- Поддержание актуальности и порядка в папках с документами (в облаке / на диске).

2. Кадровые документы и договоры с сотрудниками
- Ведение реестра договоров с сотрудниками.
- Подготовка необходимых кадровых документов (договора, заявления, уведомления, дополнительные соглашения) по шаблонам.
- Взаимодействие с сотрудниками по сбору подписанных кадровых документов.
- Поддержание актуальности и порядка в кадровых папках (в облаке / на диске).

3. Помощь с продажами и проектами:
- Внесение в CRM (Битрикс24) всей информации по сделкам, полученной от руководителя.
- Актуализация карточек CRM: сделки, контакты, компании.
- Постановка задач сотрудникам по проектам и контроль сроков выполнения.
- Помощь в подготовке и сборке клиентских отчетов по проектам - по готовым инструкциям.
- Тестирование проектов по готовым чек-листам/инструкциям.
- Поддержание порядка в, рабочих почтах, облачных хранилищах (клиентские и агентские папки).
- Ведение отчета руководителя.

Требования:
- Наличие ноутбука / ПК и смартфона.
- Стабильный интернет.
- Готовность быть на связи в согласованные рабочие часы.

Навыки и знания:
- Опыт работы с документами: договоры с клиентами и сотрудниками, акты, счета, первичная документация.
- Понимание кадрового документооборота: как выглядит договор с сотрудником, допсоглашение, заявление (базового уровня достаточно).
- Контроль оплат и коммуникация с клиентами по финансам (тактичность, настойчивость).
- Высокая письменная грамотность.
- Уверенный пользователь ПК (Google Документы, Таблицы, облачные хранилища).
- Приветствуется опыт работы с Битрикс24.
- Навыки деловой переписки в мессенджерах.

Личные качества (важно для нас):
- Ответственность и внимательность к деталям
- Системное мышление + структурность (любите порядок и алгоритмы).
- Способность работать по регламентам, соблюдение установленных процессов
- Умение согласовывать решения с руководством
- Самостоятельность + инициативность (видите бардак в папке — можете предложить структуру).
- Многозадачность и энтузиазм, готовность развиваться в агентском бизнесе.

Условия:
- Неполная или частичная занятость (отлично для мам в декрете).
- Удаленный формат работы.
- Зарплата: 20 000 – 30 000 руб./мес. (зависит от объема переданных задач и вашей зоны ответственности) - с возможностью пересмотра в случае дополнительной ответственности с вашей стороны.
- Гибкое начало рабочего дня.
- Испытательный срок — 1 месяц.

Этапы отбора:
1. Отклик с кратким сопроводительным письмом («Почему нам нужно взять именно вас?» или «Ваш опыт работы с документами»).
2. Собеседование (созвон 15-20 минут).
3. Выход на работу.

Как откликнуться:
Напишите в ответ на вакансию (кнопка «Откликнуться») и пришлите ваше резюме или пару предложений о своем опыте.