Просмотр вакансии

Помощник руководителя / Административный специалист (family office)

Группа компаний (управление активами, собственной недвижимостью), более 10 лет на рынке, приглашает в команду самостоятельного административного специалиста, который будет решать организационные и операционные задачи разного уровня сложности.

Мы — небольшой и уютный офис с камерным коллективом, комфортной, почти семейной атмосферой. Каждый сотрудник у нас — ценная самостоятельная единица, и вклад каждого действительно заметен.

Основная роль

Обеспечивать работу офиса и выполнение поручений: самостоятельно искать решения, координировать процессы и завершать задачи в срок.

Обязанности

1. Административная и проектная поддержка руководителей (основной фокус)

• Выполнение поручений руководителя, а также поддержка юриста, бухгалтерии и других членов команды
• Подготовка документов, работа с договорами, контроль оформления
• Взаимодействие с МФЦ, Росреестром, нотариусами, госорганами, банками, налоговой инспекцией
• Запрос и анализ информации, коммуникации с внутренними подразделениями и контрагентами
• Отслеживание статуса задач и выполнение в срок

2. Обеспечение жизнедеятельности офиса (операционная база)

• Закупка расходных материалов, контроль работы оборудования
• Организация взаимодействия с управляющей компанией БЦ
• Пропуска, парковка, технические вопросы офиса
• Архив и документопоток компании

3. Сопровождение собственников и их семьи (небольшая часть функционала)

• Организация поездок: билеты, отели, визы
• Помощь в бытовых и личных организационных вопросах
• Готовность оперативно реагировать при необходимости (формат 24/7)

Требования

• Высшее образование (желательно экономическое или юридическое)
• Опыт административной работы от 3 лет на позициях с самостоятельными задачами
• Английский язык B1–B2 (устный и письменный)
• Уверенный пользователь ПК, Microsoft Office, оргтехника
• Грамотная речь, деловая переписка

Мы ищем человека, который:

• мыслит на шаг вперёд и берёт ответственность за результат
• умеет планировать, структурировать и самостоятельно решать задачи
• внимательно относится к людям, с эмпатией взаимодействует с коллегами и семьёй руководителя
• умеет слушать и слышать, корректно выстраивает коммуникацию
• остаётся вежливым и уважительным в любой ситуации
• понимает ценность любой работы для общего процесса
• этичен, стрессоустойчив и конфиденциален

Условия

• Оформление по ТК РФ
• График: 5/2, 10:00–19:00 (иногда на связи вне рабочего времени)
• Современный офис в Москва-Сити (Город Столиц), м. Деловой центр
• Комфортная, тёплая атмосфера в небольшом коллективе