Просмотр вакансии

Группа компаний UREMONT – крупные стабильные российские проекты, направленные на поддержание и развитие российской экономики.

Обязанности:

1. Документооборот:

• отслеживать сроки подписания внутренних документов (приказы, распоряжения, служебные записки, соглашения между отделами);
• формировать маршруты согласования и подписания документов, назначать ответственных;
• контролировать прохождение документов по внутренним регламентам;
• вести реестр внутренних документов с указанием статусов («на согласовании», «подписан», «отклонён», «просрочен»);
• напоминать ответственным сотрудникам о приближающихся и просроченных сроках подписания;
• архивировать подписанные документы (в электронном и/или бумажном виде).

2. Регистрация и учёт сотрудников:

• оформлять внутреннюю регистрацию новых сотрудников в корпоративных системах (HRM, CRM, тасктрекерах, мессенджерах и т.д.);
• предоставлять новым сотрудникам доступы к необходимым сервисам и ресурсам компании;
• обновлять данные сотрудников при кадровых изменениях (перевод, повышение, смена должности);

3. Оплата и учёт внутренних сервисов:

• контролировать сроки оплаты подписок и лицензий на внутренние сервисы (облачные хранилища, ПО, платформы для вебинаров, CRM и т.п.);
• взаимодействовать с поставщиками услуг и бухгалтерией по вопросам выставления и оплаты счетов;
• вести учёт затрат на внутренние сервисы по отделам/проектам (при необходимости);
• анализировать целесообразность продления подписок, предлагать альтернативы.

4. Административная поддержка:

• готовить шаблоны внутренних документов и инструкций;
• собирать и систематизировать обратную связь от отделов по работе с сервисами и документооборотом;
• участвовать в оптимизации процессов документооборота и администрирования сервисов

Требования к кандидату

• опыт работы координатором, делопроизводителем или помощником руководителя от 1 года;
• уверенное владение офисными программами (MS Office / Google Workspace);
• опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) и корпоративными — приветствуется;
• внимательность, организованность, ответственность;
• умение работать в режиме многозадачности;
• грамотная устная и письменная речь;
• способность выстраивать конструктивное взаимодействие с разными отделами.
• «Мы ищем не просто исполнителя, а человека, который поможет выстроить процессы»
• «Готовность предлагать улучшения и брать на себя ответственность»
• «Опыт работы с электронными документооборотами (СЭД), CRM, тасктрекерами»
• «Умение работать в условиях неопределённости и быстро меняющихся задач»
• «Самостоятельное ведение документооборота и учёт внутренних подписок» э

Мы предлагаем:
Стабильность и гарантии:

Официальное трудоустройство по ТК РФ
Регулярные выплаты без задержек
Прозрачная система мотивации

Комфортный формат работы:

Работа в офисе/ в гибридном формате
График: 10:00 – 19:00 (гибкий график обеда)
Выходные и праздничные дни – отдыхаем