Просмотр вакансии

Мы ищем энергичного, организованного и ответственного сотрудника, который сможет обеспечить бесперебойную работу офиса, эффективно координировать административные процессы и поддерживать руководителей компании в ежедневных задачах.

Обязанности:
Обеспечение бесперебойной работы офиса (закупка канцтоваров, воды, хозяйственных товаров, техники и других необходимых материалов);
Ведение внутреннего документооборота компании;
Подготовка, оформление и хранение документов, включая NDA, трудовые договоры, дополнительные соглашения, акты, приказы, служебные записки и другие внутренние документы;
Контроль подписания документов сотрудниками и контрагентами;
Подготовка документов, сканирование, копирование, архивирование и систематизация файлов;
Административная поддержка и руководителей компании;
Организация рабочих встреч руководства, включая подготовку переговорных комнат, напитков и необходимых материалов и корпоративных мероприятий;
Выполнение организационных поручений руководства, включая заказ питания, бронирование сервисов и решение текущих административно-бытовых вопросов.
Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц и т.д.);
Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, обслуживание техники и др.);
Контроль работы технического персонала, курьерских служб и подрядчиков;
Ведение отчетности по административным, хозяйственным и личным расходам руководителя;
Контроль порядка, чистоты и общего состояния офиса;
Поддержка сотрудников по административным вопросам;
Выполнение поручений руководства.

Дополнительные задачи:
В зависимости от текущих потребностей компании возможно участие в отдельных HR-процессах:
Встреча кандидатов на собеседования;
Помощь в организации интервью и адаптации новых сотрудников;
Подготовка кадровых документов совместно с HR-специалистом;
Координация внутренних коммуникаций.

Требования:
Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем или ассистентом руководителя от 1 года;
Уверенное владение ПК (MS Word, Excel, Google Docs, электронная почта);
Навыки работы с современными ИИ-инструментами будут преимуществом;
Грамотная устная и письменная речь;
Высокий уровень организованности и ответственности;
Внимательность к деталям;
Умение работать в режиме многозадачности;
Коммуникабельность, доброжелательность и аккуратность;
Готовность быстро включаться в новые задачи и процессы.

Условия:
График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00;
Стабильная заработная плата;
Комфортный современный офис;
Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера;
Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.

Важно: работа предполагает высокий уровень вовлеченности в операционные процессы компании. В отдельных случаях могут возникать срочные задачи, требующие задержки после окончания рабочего дня. Компания ценит личное время сотрудников, поэтому такие ситуации не являются регулярными и при необходимости переработанное время компенсируется возможностью более позднего прихода или более раннего ухода в последующие дни по согласованию с руководством.