Просмотр вакансии

В команду ИТ-развития Инвестиционного Бизнеса требуется Администратор. Подразделение ИТ-развития занимается разработкой и сопровождением информационных систем, автоматизирующих бизнес процессы Инвестиционного Бизнеса. Позиция предполагает административное сопровождение проектов подразделения, исполнение операционных задач текущей деятельности в зоне ответственности подразделения, самостоятельный контроль за исполнением бизнес-процессов операционной деятельности, выполнение превентивных действий для недопущения нарушения целевых КПЭ подразделения по операционной деятельности, выполнение различных поручений руководителя проектного офиса, исполнение функций ассистента руководителя.

Обязанности:

• Обработка, приоритизация, категоризация операционных задач и запросов, поступающих устно, а также через системы электронного документооборота, по электронной почте и другие средства обмена информацией.
• Сбор информации для уточнения поступающих в команду запросов в системе электронного документооборота
• Исполнение операционных задач текущей деятельности в зоне ответственности подразделения(ежеквартальное планирование работ, контроль за списанием фактических трудозатрат и т. п.), выполнение различных поручений руководителя проектного офиса, исполнение функций ассистента руководителя.

• Регулярный мониторинг отчетов и рассылок о планировании, реализации и выполнении проектных задач и других операционных процессов, выявление потенциальных отклонений от плановых сроков исполнения, других операционных КПЭ и целей поставленных руководителем.

• Внесение и обновление данных о работе подразделения в информационной системе управления задачами (Jira), системе управления знаниями (Confluence) и другими.

• Построение отчетов, гистограмм, сводных таблиц Excel(или в аналогичных программа) в том числе полученных на базе фильтров в Jira, анализ данных при помощи функций, макросов, скриптов и программ.

• Агрегация, структурирование и анализ информации для предоставления ее руководству на регулярной основе.

• Подготовка выводов, аналитических записок и презентаций по заданию руководства.

• Обеспечение своевременной подготовки и движения проектной документации (планы, план-сметы, протоколы ПСИ, акты, заявки и др.) по этапам жизненного цикла согласно принятой методологии (сбор информации, контроль своевременной подготовки документов, эскалация в случае отклонений).

• Контроль процесса своевременного согласования всех проектных артефактов (проектная документация, задачи в менеджере задач, заявки и др.)

• Работа по организации коммуникаций в команде (организация встреч, рассылок, ведение каналов в соц. сетях и др.), ведение рабочих встреч, конспектирование результатов, помощь руководителям проектов.

• Опыт работы на схожей позиции от 1 года

• Системное мышление, структурированность, педантичность, перфекционизм.

• Опыт работы с большим объемом структурированной и неструктурированной информации.

• Уверенный пользователь Excel (и аналогов): владение функциями поиска, фильтрации, агрегации информации, построение сводных таблиц, умение автоматизировать задачи в электронных таблицах с помощью функций, скриптов, макросов, программ.

• Уверенный пользователь Jira (работа с фильтрами, structure, запросами и скриптами) и Confluence.

• Развитые коммуникационные способности, умение общаться с вышестоящим руководством, готовность принимать решения и брать на себя ответственность в рамках своей роли, терпение, вежливость, настойчивость в достижении цели, умение хорошо формулировать мысли, открытость, оптимизм. Умение быстро исполнять задания. Готовность к интенсивной работе в течение дня, к периодическим переработкам и работе в выходные дни.

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Обучение за счет компании (посещение конференций, курсов, помощь в написании статей на Хабр и т.д.);
• Вертикальное и горизонтальное развитие: регулярные тренинги, вебинары, митапы;
• Забота о вашем здоровье: ДМС с первого месяца работы, куда входит стоматология;
• Прозрачный доход: оклад (по итогам интервью) + ежеквартальные премии по результатам KPI;
• Гибкий график или полная удаленка (по итогам общения с командой);
• Комфортные и современные офисы в городах присутствия (Москва, Санкт-Петербург, Уфа, Брянск, Новосибирск и др.);
• Дополнительные бонусы от Россельхозбанка для сотрудников группы компаний (Скидки на спортзалы, рестораны, маркетплейсы и т.д.).