Просмотр вакансии

БЛОК 1. ВХОД В КОНТРАКТ (тендер + старт)

• Анализ закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ.

• Подготовка и проверка заявок: соответствие требованиям, отсутствие формальных ошибок, сбор необходимых справок и деклараций.

• Расчёт НМЦК, обоснование цены.

• Работа на ЭТП (Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЭТП ММВБ, АСТ ГОЗ и др.) — регистрация, подача, отслеживание протоколов.

• Получение банковских гарантий (в т.ч. контроль безотзывности и соответствия типовой форме).

• Контроль внесения обеспечения заявки и контракта, а также их возврата после исполнения.

• Юридическая экспертиза проекта контракта до подписания: проверка на рискованные условия, нереальные сроки, односторонние штрафы, отсутствие встречных обязательств заказчика.

БЛОК 2. СОПРОВОЖДЕНИЕ В ХОДЕ РЕАЛИЗАЦИИ

2.1. Проверка договоров с субподрядчиками на соответствие основному контракту

• Перед тем как event-менеджер подпишет договор с подрядчиком (площадка, питание, техника, транспорт, ведущий, подрядчик по инсталляции), вы сравниваете:

  • предмет и объём услуг в субподряде с ТЗ и сметой основного контракта;

  • сроки оказания услуг срокам, указанным в контракте с заказчиком;

  • порядок сдачи-приёмки требованиям к отчётности заказчика (чтобы субподрядчик предоставлял именно те документы, которые потом вы отдадите госзаказчику);

  • ответственность и штрафы риски каскадных санкций.

• Ваша задача: чтобы любой акт от субподрядчика лёг в отчёт заказчику без доработок. Если субподрядчик пишет «организация питания», а в ТЗ заказчика «буфетное обслуживание с 3 перерывами» — вы возвращаете договор на доработку.

2.2. Мониторинг исполнения контракта в реальном времени

• Сверка фактически оказанных услуг с условиями контракта и ТЗ:

  • пришло ли оборудование той модели?

  • был ли технический райд соблюдён?

  • количество участников соответствует смете?

• Участие в промежуточных приёмках с заказчиком (при необходимости) — фиксация замечаний на месте, оформление протоколов разногласий.

• Работа с закрывающими документами.

2.3. Проверка отчётной документации на предмет соответствия контракту

• Вы получаете от event-менеджеров и от подрядчиков:

  • акты, счета, УПД;

  • фотоотчёты (подписанные и с привязкой к дате/месту);

  • согласия на распространение персональных данных (если есть видеосъёмка);

  • табели присутствия, меню, накладные, транспортные документы.

• Вы проверяете:

  • каждый документ закрывает чётко то, что было в ТЗ (например, в ТЗ «ежедневное двухразовое питание с 12:00 до 14:00 и с 19:00 до 21:00» в акте должно быть то же самое без «условных порций»);

  • фотоотчёт визуально подтверждает выполненные работы (например, стойка регистрации именно той высоты, баннер без повреждений);

  • суммы в документах субподрядчиков не превышают смету и не выходят за рамки цены контракта.

• Если нашли несоответствие — возвращаете подрядчику или менеджеру с письменным комментарием.

2.4. Систематизация и хранение

• Ведение реестра всех договоров, допников, актов, счетов по проекту.

• Создание папки «Отчёт заказчику» в облаке/на сервере с чёткой структурой (акты фото расшифровки прочие подтверждающие).

• Подготовка описей документов для передачи заказчику.

БЛОК 3. ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

• Формирование итогового пакета отчётности:

  • все подписанные акты приёма-передачи по контракту;

  • фото- и видеоотчёт, подписанный заказчиком;

  • реестр персональных данных (если был сбор);

  • справка об отсутствии задолженностей и подтверждение исполнения.

• Передача пакета заказчику, контроль подписания и возврата акта сверки.

• Сопровождение подписания итогового акта по контракту.

• Претензионная работа: если заказчик не принимает документы — готовите мотивированный ответ, ссылаясь на условия контракта и фактическое исполнение. Если подрядчик нарушил обязательства — готовите претензию и считаете неустойку.

• После полного закрытия — передача контракта в архив (опыт компании + реестр исполненных контрактов).

БЛОК 4. ДОПОЛНИТЕЛЬНО (но важно)

• Участие в выездных приёмках мероприятий (по необходимости) — сделать фото для отчёта, сверить наличие оборудования, зафиксировать число участников.

• Консультация event-менеджеров по договорной работе.

• Подготовка писем, уведомлений, ответов на запросы заказчиков в процессе исполнения контракта.

ТРЕБОВАНИЯ

• Высшее образование (юридическое / экономическое).

• Опыт работы от 1,5 до 4 лет в тендерах ИЛИ в договорном отделе с обязательным участием в контроле исполнения контрактов.

• Твёрдое знание 44-ФЗ, 223-ФЗ, практическая работа в ЕИС и на ЭТП.

• Опыт сопровождения хотя бы 3-х государственных контрактов от старта до финального акта.

• Понимание, что такое акт сверки, дополнительное соглашение, протокол разногласий, претензия, обеспечение контракта.

• Уверенный Excel (фильтры, своды, проверка дублей, сравнение двух таблиц — например, сметы и фактических трат).

Будет сильным плюсом:

• Опыт в event / MICE / организации питания / тех обеспечении мероприятий.

• Умение делать фотоотчёт с привязкой к пунктам ТЗ (базовый навык, но важный).

• Опыт претензионной работы (победы в ФАС или досудебные урегулирования).