Просмотр вакансии

Мы ищем внимательного и организованного ассистента, который возьмёт на себя операционную и административную поддержку руководителя. Вы будете первой точкой контроля задач, связующим звеном между руководителем и внешними контактами, а также отвечать за исследовательские и аналитические поручения.

Административная поддержка

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, звонков, напоминания
• Контроль входящих задач и поручений — фиксация, статусы, дедлайны
• Обработка входящей корреспонденции, сортировка и маршрутизация писем
• Подготовка и оформление документов, писем, договоров по шаблонам
• Бронирование переговорных, организация онлайн-встреч (Zoom, Google Meet)

Коммуникации и координация

• Переписка с партнёрами, подрядчиками и контрагентами от лица руководителя
• Сбор информации по запросу: поиск контактов, данных, предложений
• Напоминания и follow-up по договорённостям и незакрытым вопросам
• Координация между отделами и исполнителями по текущим задачам

Документы и таблицы

• Ведение и актуализация рабочих таблиц, баз данных, реестров
• Оформление Google Docs, структурирование папок и файлов
• Копирование и перенос материалов в нужные документы и форматы
• Фиксация договорённостей и итогов встреч в письменном видем

• Поиск экспертов и спикеров

• Поиск экспертов под конкретные темы и запросы руководителя
• Сбор информации об экспертах: регалии, публикации, контакты, стоимость
• Составление шорт-листов кандидатов с описанием и ссылками
• Первичный выход на связь и согласование условий участия

• Работа с бизнес-клубами

• Мониторинг актуальных бизнес-клубов и предпринимательских сообществ
• Сбор информации об условиях вступления, мероприятиях, аудитории
• Подготовка сравнительных таблиц по клубам для принятия решений
• Выход на организаторов, запрос условий партнёрства или участие
• Отчётность
• Составление еженедельных и ежемесячных отчётов по задачам и проектам
• Сбор данных из разных источников и сведение в единый отчёт
• Визуализация данных в таблицах

  Как откликнуться

  Нажмите «Откликнуться» и напишите в сопроводительном письме: какой опыт административной работы у вас есть и почему вас привлекает именно эта роль.