Просмотр вакансии

Благотворительный фонд В. Потанина (основан в 1999 г.) приглашает к сотрудничеству администратора в административно-кадровую службу.

Работа у нас — это возможность выбрать интересную профессиональную траекторию в некоммерческом секторе и стать частью дружной команды, где каждый решает важные социальные задачи и раскрывает свой потенциал.

Мы предлагаем:

• работу в профессиональной среде, где всегда придут на помощь;
• комфортный светлый офис в историческом центре Москвы ( БЦ в 5 минутах от метро Тверская/Пушкинская/Чеховская);
• конкурентную полностью официальную заработную плату: оклад 130 000 рублей на руки после уплаты НДФЛ;
• полную медицинскую страховку (ДМС после испытательного срока);
• ежегодную индексацию заработной платы, премирование по итогам года;
• оформление в соответствии с Трудовым кодексом;
• пятидневка, работа в офисе, график работы по договорённости;
• продолжительность испытательного срока 3 месяца.

Обязанности:

1) Обеспечивает жизнедеятельность офисов:

закупка и контроль расходования канцтоваров, продуктов и воды, кейтеринга, мебели, средств индивидуальной защиты и т.п., обеспечивает своевременное отслеживание остатков и оформление необходимых заказов товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса;

взаимодействует с представителями арендодателя по вопросам обслуживания/эксплуатации офисов, ремонта, уборки, своевременности получения и проверки корректности документов и др. Проверяет корректность снятия показаний счетчиков в офисах Фонда;

организует переезды, подготовку новых рабочих мест для сотрудников;

следит за исправностью офисного оборудования, принимает заявки работников фонда о поломках, организовывает и отслеживает своевременное устранение неполадок, при необходимости организует ремонт;

контролирует поддержание чистоты, порядка и готовности офисных помещений и переговорных комнат к эксплуатации: взаимодействует с клининговой службой, организует расстановку мебели и оборудования;

ведёт учет товарно-материальных ценностей (канцелярия, продукты питания, сувенирная продукция и т.д.), своевременно отражает в учете получение, выдачу сотрудникам, оформляет необходимые документы и передаёт их в бухгалтерскую службу, участвует в инвентаризациях остатков и т.д. Осуществляет приём, хранение и выдачу ТМЦ.

взаимодействует с курьерскими службами, почтой, службами такси, химчистки и т.п.

обеспечивает пожарную безопасность в помещениях Работодателя;

контролирует функционирование охранной системы офиса.

2) Организует командировки сотрудников (по всей РФ и СНГ):

бронирует авиа- и железнодорожные билеты, трансферы, гостиницы;

обеспечивает поддержание в актуальном состоянии базы данных гостиниц;

подготавливает приказы на командировки работников;

поддерживает реестр командировок в актуальном статусе.

3) Обеспечивает административную поддержку внешних и внутренних мероприятий:

организует кофе-брейки и питание для внутренних мероприятий Фонда: подбор поставщиков, согласование меню, оформление заказов, контроль своевременности доставки и качества услуг, подготовку необходимых канцтоваров и сувенирной продукции.

организует подготовку конференц-зала, переговорных комнат для внутренних и внешних мероприятий. Оформляет необходимую документацию по использованию конференц-зала Фонда внешними гостями;

готовит проекты приказов по организации мероприятий.

4) Ведёт договорную работу, документооборот, контроль оплаты счетов:

отслеживает сроки договоров по своим контрагентам, своевременно инициирует продление договоров, готовит проекты новых договоров и соглашений, отслеживает подписание дополнительных соглашений, получение, проверку и подписание ответственными лицами сопроводительной документации/счетов/актов/УПД;

своевременно размещает копии сканированных документов на сервере и передаёт оригиналы документов в бухгалтерскую службу;

поддерживает реестр входящих и исходящих документов по контрагентам в актуальном статусе;

отслеживает своевременность согласования и оплаты счетов по своему направлению;

знакомит сотрудников под роспись с документами.

Требования:

высшее образование;

обязателен опыт работы от 3х лет с аналогичными функциями в качестве администратора/офис-менеджера: обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ товаров и услуг, взаимодействие со службами эксплуатации офиса и т.п.), организация командировок, делопроизводство/документооборот (опыт подготовки проектов приказов, договоров и т.п.);

опытный пользователь ПК, умение работать с оргтехникой и мини АТС;

умение работать с большим объёмом информации в режиме многозадачности;

личные качества: развитые организаторские способности, умение систематизировать информацию, высокая степень аккуратности и внимательности при работе с документами, грамотная речь (устная и письменная), доброжелательность, умение устанавливать контакт, ответственность, культура общения, активность;

английский язык – intermediate;

приветствуется опыт работы в благотворительных фондах или волонтёрская деятельность

P.S. Просьба указать Ваши пожелания по заработной плате в резюме или сопроводительном письме.