Просмотр вакансии

Мы ищем ответственного и организованного помощника главного инженера, который возьмёт на себя задачи по документообороту и планированию работы технического подразделения. Ваша роль — обеспечить бесперебойное функционирование процессов, связанных с автопарком, ремонтами, бюджетами и отчётностью, разгрузив главного инженера от рутинных административных задач.

Обязанности

Управление жизненным циклом автопарка:

• формирование и контроль графиков ТО автотранспорта и спецтехники (годовых, квартальных, месячных);

• мониторинг пробегов и моточасов, напоминание о приближающихся ТО;

• организация страхования (ОСАГО, КАСКО), техосмотров и смены шин;

• координация ремонтов: запись на обслуживание, контроль запчастей, сбор закрывающих документов;

• оформление путевых листов, ТТН, командировок, учёт топлива.

Ведение табеля учёта рабочего времени:

• ежедневный сбор данных о явке персонала (водители, механики и др.);

• учёт сверхурочных, ночных часов, больничных, отпусков и командировок;

• формирование сводного табеля.

Документооборот и отчётность:

• подготовка служебных записок, проектов приказов, отчётов и протоколов совещаний;

• ведение электронного и бумажного архива (систематизация, резервное копирование, подшивка);

• регистрация входящей/исходящей документации, контроль сроков исполнения.

Планирование и бюджетирование:

• формирование планов работ (недельных, месячных) и их корректировка;

• сбор заявок на ремонт и расходные материалы, расчёт бюджетов (автопарк, оборудование, ГСМ);

• планфактный анализ расходов, выявление отклонений и подготовка рекомендаций.

Работа с поставщиками:

• поиск подрядчиков и поставщиков, сбор коммерческих предложений (не менее 3 на позицию);

• анализ рынка, мониторинг цен, ведение базы поставщиков.

Взаимодействие со смежными отделами:

• сотрудничество с бухгалтерией, отделом закупок, кадровой службой и службой безопасности;

• передача первичных документов, сверка взаиморасчётов, оформление командировок.

Ежемесячная отчётность перед главным инженером:

• ежедневные доклады о статусе автопарка;

• еженедельные отчёты о выполнении плана работ и бюджете;

• ежемесячный комплексный отчёт (планфактный анализ, проблемы, предложения).

Требования

• высшее или среднее специальное образование (техническое или управленческое — будет плюсом);

• опыт работы в сфере документооборота, планирования или технической поддержки от 1 года;

• уверенное владение MS Office (Excel — продвинутый уровень, Word, Outlook);

• знание принципов бюджетирования и планфактного анализа;

• понимание специфики работы с автопарком и техническим оборудованием (желательно);

• внимательность к деталям, ответственность, многозадачность;

• навыки деловой переписки и взаимодействия с подрядчиками.
  

Условия:

• Официальное оформление с первого рабочего дня по ТК РФ;
• Стабильный оклад;
• График работы 5\2;
• Подключение к корпоративному ДМС после прохождения испытательного срока;
• Возможность повышения квалификации и обучения за счет компании;
• Молодой и активный коллектив;
• Гибкая и развивающаяся система мотивации;