Просмотр вакансии

Чем предстоит заниматься

• быть основным контактным лицом по вопросам функционирования офиса;
• взаимодействовать с управляющей компанией, администрацией бизнес-центра и подрядчиками;
• контролировать технические и организационные вопросы, связанные с работой офиса;
• обеспечивать сотрудников всем необходимым для комфортной и эффективной работы в офисе;
• организовывать закупку расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров;
• контролировать состояние офисного пространства и своевременно инициировать необходимые действия.

Поддержка внутренних процессов:

• организовывать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять почтовые отправления, в т.ч. вести работу с почтой России;
• вести документооборот и хранение внутренних документов фонда;
• работать с курьерскими службами, заказывать корпоративное такси и доставки;
• оформлять заявки на создание и аннулирование учётных записей сотрудников;
• организовывать оформление пропусков и доступов;
• вести учёт, хранение и выдачу орг. техники сотрудникам;
• вести учёт застрахованных сотрудников ДМС.

Поддержка команды:

• организовывать командировки сотрудников, включая бронирование билетов и гостиниц;
• помогать коллегам при подготовке встреч, совещаний и переговоров;
• помогать сотрудникам в решении административных и организационных вопросов;
• помогать в подготовке внутренних мероприятий фонда.

Поддержка операционной деятельности фонда:

• работать с заявками на подготовку справок для налоговых вычетов благотворителей;
• работать с платёжными терминалами;
• вести учёт, приём, хранение и выдачу материальных ценностей;
• организовывать работу с мерчем фонда на мероприятиях.

Мы ожидаем

• опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, координатором офиса или на аналогичной позиции от 2 лет;
• опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками услуг и управляющими компаниями;
• развитые организационные навыки и способность самостоятельно вести несколько процессов одновременно;
• высокий уровень ответственности и внимательности;
• уверенное владение офисными программами и цифровыми сервисами;
• готовность работать в динамичной среде и быстро переключаться между задачами.

Будет преимуществом

• опыт работы в некоммерческом секторе или благотворительных организациях;
• опыт организации документооборота;
• опыт учёта материальных ценностей и работы с первичной документацией;
• опыт организации мероприятий и командировок.

Мы предлагаем

• Полную занятость и оформление по ТК РФ.
• График работы: 5/2.
• Испытательный срок: 3 месяца.
• ДМС после испытательного срока.
• Современный и комфортный офис с отличным видом в 2 мин. пешком от м. «Верхние Лихоборы».
• Классную команду и возможность самореализации.

Мы ищем офис-менеджера, который возьмёт на себя управление административными и офисными процессами фонда.

Это роль для человека, который умеет поддерживать рабочую инфраструктуру, выстраивать взаимодействие с подрядчиками и бизнес-центром, контролировать множество процессов одновременно и обеспечивать высокий уровень внутреннего сервиса для команды.