Просмотр вакансии

Міндеттері:

- она й директорыны кнін жоспарлау (кездесулер, шаырулар, абылдаулар жне т.б.);

- она й директорыны ызметін техникалы амтамасыз етуді (клік, билеттер, кездесулерді, келіссздерді жне т.б. йымдастыру) жзеге асыру;

- она й директорды кездесулерде, іссапарларда жне т.б. (ажет болан жадайда) алып жру;

- она й директорыны тапсырмасы бойынша жекелеген мселелерді рылымды блімшелерді ызметкерлерімен келіседі, олара басшыны нсаулары мен кімдерін жеткізеді; тапсырмалар мен тапсырмаларды орындалуын баылайды;

- она й директор шін ажетті материалдар мен апаратты жинайды, талдамалы, апаратты, анытамалы жне баса да материалдарды, презентацияларды, баяндамаларды дайындайды;

- она й директорды тапсырмасы бойынша хаттар, срау салулар, баса да жаттар жасалады;

- ажет болан жадайда она й директор орыс тілінен аылшын тіліне жне керi арай кездесулерге, жаттарды аударуа тиiс.

- онаты шаымдарын/шаымдархаттарын/электронды хаттарын деу жне оан жауап беру;

- онатармен немесе VIP онатармен зара іс-имыл жасау жне арсы алу (ажет болан жадайда) шін алдыы онатар, онатар шаымдармен. проблемаларды шешу жне онатара, департамент директорларына жне бас менеджерге кері байланысты амтамасыз ету;

- оамда сырты байланыстар ру.

- она й директора сырты келушілерді арсы алады жне абылдайды;

Обязанности:

- планирует рабочий день Директора Гостиницы (встречи, звонки, прием, пр.);

- осуществляет техническое обеспечение деятельности Директора Гостиницы (заказ транспорта, билетов, организацию встреч, переговоров, др.);

- сопровождает Директора Гостиницы на встречах, в поездках, пр. (при необходимости);

- принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров;

- по поручению Директора Гостиницы согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений;

- ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение Директора Гостиницы корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись Директора Гостиницы, ведет их учет и регистрацию, передает Директора Гостиницы;

- подготовка и просмотр письменных документов (ежедневники, деловые письма, меморандумы, отчеты и т.д.), включая корректировка письменной информации для обеспечения точности и полноты;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором Гостиницы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.д.), ведет протоколы совещаний;

- при необходимости для Директора Гостиницы переводит с русского на английский и обратно встречи, документы.

- обрабатывать и отвечать на жалобы гостей / жалобы письма / электронные письма;

- взаимодействовать и встречаться (при необходимости) с гостями либо с VIP гостями, предыдущими гостями, гостями с жалобами. Решать проблемы и предоставлять обратную связь гостям, директорам департаментов и Генеральному Менеджеру;

- строить внешние отношения в сообществе.

- приветствует и принимает внешних посетителей Директора Гостиницы;

- при необходимости быть доступным и оказывать полную поддержку во время проведения маркетинговых, PR и особенных мероприятий.

Responsibilities:

- plans the work day of the Hotel Director (meetings, calls, receptions, etc.);

- provides technical support for the activities of the Hotel Director (ordering transport, tickets, organizing meetings, negotiations, etc.);

- accompanies the Hotel Director at meetings, trips, etc. (if necessary);

- takes part in negotiations, business meetings, and special receptions; keeps minutes and other documents that draw up the course and result of meetings and negotiations;

- under the instructions of the Hotel Director, coordinates certain issues with associates of structural divisions, informs them about the instructions from the Hotel Director; controls the implementation of instructions;

- carries out the collection of materials and information necessary, prepares analytical, informational, reference and other materials, presentations, report for the Hotel Director;

-conducts paperwork, receives correspondence received by the Hotel Director, accepts documents and personal applications for the signature of the Hotel Director, keeps their records and registers, hands them to the Hotel Director;

- prepares and reviews written documents (daily logs, business letters, memoranda, reports, etc.), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness;

- draws up letters, inquiries, and other documents as instructed by the Hotel Director;

- carries out work on the preparation of meetings to be held by the Hotel Director (collecting the necessary materials, notifying participants about the time and place of the meeting, the agenda, registering them and etc.), preparing minutes of meetings;

- as required translation from English into Russian and vice versa is carried out on meetings, documents for the Hotel Director;

- handles and responds to guest complaints/complaint letters/emails;

- interacts and meets (when required) with guests either VIP’s, previous guests, guests with complaints. To resolve issues and feedback continually to guests, HOD’s and the Hotel Director;

- builds external relationships in the community;

- welcomes and hosts external visitors of the Hotel Director;

- be available and gives overall support if required during marketing, PR and special events.