Просмотр вакансии

Мы — e-commerce компания с оборотом 1,8+ млрд в год.
Работаем на Wildberries и Ozon. Входим в ТОП-100 продавцов на маркетплейсах.

Ищем личного ассистента собственника в офис.

Это роль рядом с собственником бизнеса.
Главная задача — снять с него личную, бытовую и ежедневную организационную нагрузку: календарь, встречи, напоминания, брони, поездки, покупки, доставки, записи, сервисы, бытовые вопросы и личные поручения.

Нужен не секретарь.
Не офис-менеджер.
Не человек “на подхвате”.

Нужен внимательный, быстрый и самостоятельный ассистент, которому можно доверить личный контур собственника и быть уверенным, что всё будет организовано, проверено и доведено до результата.

Главный результат роли

Собственник не держит в голове мелкие организационные задачи.

— встречи не теряются;
— записи сделаны;
— брони подтверждены;
— доставки оформлены;
— покупки заказаны;
— поездки организованы;
— машина, апартаменты, сервисы и бытовые вопросы под контролем;
— напоминания срабатывают вовремя;
— если что-то пошло не по плану — есть 2–3 варианта решения.

Что нужно делать

1. Календарь и организация дня

— вести календарь собственника: встречи, звонки, напоминания, переносы;
— проверять адреса, время, участников, ссылки, маршруты;
— заранее ставить буферы между встречами;
— напоминать о важных задачах, событиях и договорённостях;
— помогать выстраивать день так, чтобы не было хаоса и накладок.

2. Личные организационные поручения

— бронировать рестораны, отели, билеты, трансферы, сервисы;
— организовывать поездки, перемещения, встречи и личные планы;
— записывать в клиники, салоны, сервисы, баню, спорт, мероприятия;
— заказывать покупки, доставку, воду, вещи, подарки, бытовые товары;
— координировать курьеров, клининг, ремонт, авто-сервисы и другие бытовые вопросы;
— искать варианты, сравнивать условия и давать короткую рекомендацию.

3. Быт, офис и личная инфраструктура

— помогать с вопросами по апартаментам, офису, машине и личным сервисам;
— контролировать регулярные бытовые задачи;
— договариваться с исполнителями и сервисами;
— следить, чтобы поручения не зависали;
— быстро решать нестандартные бытовые и организационные вопросы.

4. Коммуникации

— общаться с курьерами, сервисами, ресторанами, отелями, клиниками, банками, администраторами, подрядчиками;
— уточнять детали, подтверждать договорённости, добиваться ответа;
— писать коротко, понятно и по делу;
— передавать собственнику только важный статус, без лишней воды.

5. Простые документы и поручения

— работать с простыми документами, файлами, счетами, записями, таблицами по личным и организационным задачам;
— передавать документы, контролировать получение и подтверждение;
— фиксировать статусы по поручениям;
— вести список регулярных задач, напоминаний и дедлайнов.

Что важно в этой роли

Задача считается выполненной не тогда, когда вы “написали”, “попросили” или “отправили”.

Задача выполнена, когда есть подтверждённый результат.

Например:

— ресторан забронирован, бронь подтверждена;
— запись сделана, адрес и время проверены;
— доставка оформлена и отслеживается;
— документы переданы и получены;
— встреча стоит в календаре, участники предупреждены;
— машина записана в сервис;
— покупка заказана;
— если возникла проблема — предложены варианты решения.

Кого ищем

Нужен человек, который:

— умеет быстро организовывать;
— не теряет детали;
— не боится звонить, уточнять и договариваться;
— умеет работать с личными поручениями без ощущения “это не моя задача”;
— пишет коротко и ясно;
— держит задачи, сроки и напоминания;
— не ждёт подробную инструкцию на каждый шаг;
— умеет искать решения самостоятельно;
— спокойно работает в высоком темпе;
— соблюдает конфиденциальность;
— понимает, что личный ассистент — это роль высокого доверия.

Обязательные требования

— опыт личным ассистентом, персональным ассистентом, помощником руководителя, lifestyle assistant, администратором premium-сервиса или координатором от 1 года;
— готовность работать в офисе 5/2 полный день;
— грамотная устная и письменная речь;
— уверенное владение календарём, Google Docs / Word, Google Sheets / Excel, Telegram / WhatsApp;
— умение вести список задач, сроки, статусы и напоминания;
— внимательность к датам, адресам, суммам, контактам и договорённостям;
— комфортное отношение к личным организационным поручениям;
— конфиденциальность.

Будет плюсом

— опыт работы с собственником бизнеса / предпринимателем / первым лицом;
— опыт в premium service, concierge, travel, family office, клиниках, отелях, ресторанах, недвижимости;
— опыт организации поездок, бронирований, доставок, бытовых задач;
— водительские права;
— английский для бронирований, поездок и сервисов;
— умение быстро находить качественные варианты и сравнивать их по цене, уровню, удобству и рискам.

Что не входит в роль

Это не бизнес-ассистент и не операционный директор.

В роли не нужно:

— управлять командой;
— отвечать за продажи;
— вести P&L;
— руководить проектами компании;
— заниматься Wildberries / Ozon как менеджер;
— вести найм как HR;
— управлять производствами и поставщиками как project manager.

Основной фокус — личный, бытовой, календарный и организационный контур собственника.

Не подойдёт

Не стоит откликаться, если:

— вам нужен удалённый или гибридный формат;
— вы хотите спокойную офисную работу без срочных задач;
— вам некомфортны личные поручения;
— вы не любите звонить, уточнять и договариваться;
— вы теряете детали, сроки, адреса и договорённости;
— вам нужно постоянно напоминать;
— вы привыкли работать только по подробной инструкции;
— вам сложно быстро переключаться между разными задачами;
— вы не готовы быть рядом с собственником и держать высокий уровень доверия.

Что будет считаться хорошим результатом

Через 2 недели:

— календарь в порядке;
— встречи не теряются;
— личные поручения фиксируются и закрываются;
— напоминания работают;
— брони, доставки, записи и бытовые задачи под контролем;
— собственнику не нужно повторять одну и ту же задачу несколько раз.

Через 1 месяц:

— собственник меньше отвлекается на организационные вопросы;
— регулярные личные задачи выполняются стабильно;
— сервисы, записи, покупки, поездки, доставки и бытовые вопросы идут через ассистента;
— у ассистента есть понятная система задач, сроков и статусов;
— большинство личных организационных вопросов закрывается без ручного контроля собственника.

Условия

— формат: офис;
— график: 5/2, полный день;
— доход: 180 000–250 000 на руки, по итогам интервью и уровня опыта;
— после испытательного срока возможен пересмотр дохода при сильном результате;
— работа напрямую с собственником бизнеса;
— высокий уровень доверия;
— сильный предпринимательский контекст;
— понятная зона ответственности без размывания в бизнес-задачи.

Как откликнуться

В отклике ответьте на 5 вопросов:

1. Какой у вас был опыт личным ассистентом / персональным ассистентом / помощником руководителя?

2. Какие личные и организационные задачи вы закрывали лично?

3. Комфортен ли вам офисный формат 5/2?

4. Комфортны ли вам задачи: брони, покупки, доставки, записи, поездки, бытовые вопросы?

5. Какой доход на руки рассматриваете и когда готовы выйти?

После отклика кандидатов, которые подходят по опыту и формату, приглашаем пройти короткую анкету и тесты.