Просмотр вакансии

Офис-менеджер / Помощник руководителя, с перспективой развития в операционном управлении.

ООО «ВСМ Телеком» — IT-компания, реализующая проекты в сфере телекоммуникаций для крупнейших инфраструктурных заказчиков. Мы участвуем в создании современных технологических решений для высокоскоростной железнодорожной магистрали и формируем команду профессионалов, готовых развивать компанию вместе с нами.
Сейчас мы ищем человека, который станет правой рукой руководителя, поможет выстроить работу офиса и со временем сможет взять на себя часть операционных задач.
Если вам нравится порядок, работа с людьми и документами, вы умеете быстро переключаться между задачами и хотите развиваться вместе с компанией — будем рады познакомиться.

Чем предстоит заниматься:
1. Организационная поддержка руководителя
• Прием и распределение входящих звонков, встреча партнеров и гостей компании.
• Организация совещаний, встреч и переговоров.
• Подготовка деловых писем, презентаций, служебных записок и иных документов по поручению руководителя.
• Организация и сопровождение деловых поездок руководства (оформление билетов, бронирование гостиниц, подготовка необходимых документов).
• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, контроль правильности оформления документов и передача исполнителям.
• Информационная поддержка руководителя: поиск, сбор и подготовка необходимой информации.
• Выполнение рабочих и личных поручений руководителя.

2. Административное обеспечение офиса
• Заказ канцелярских товаров, воды, кофе и иных расходных материалов для офиса.
• Взаимодействие с сервисными организациями (обслуживание кофемашины и др.).
• Работа с курьерскими службами и Почтой России (отправка и получение документов).
• Ведение деловой переписки и телефонных переговоров в рамках своих полномочий, запрос оригиналов документов у контрагентов.
• Взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации офиса, оформление заявок и пропусков.
• Ведение и актуализация внутреннего документооборота.
• Организация корпоративных мероприятий и внутренних встреч.

3. Документооборот
• Ведение документооборота компании: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация договоров, сканирование первичных документов.
• Копирование, сканирование, систематизация и размещение документов на сервере компании.
• Взаимодействие с бухгалтерией и иных отделов компании, а так же подрядчиков и заказчиков по вопросам получения оригиналов закрывающих документов от поставщиков, контроль сроков их поступления.
• Поиск, сбор, анализ, систематизация и подготовка информации по поручению руководителя.

4. Дополнительно
• Участие в организации внутренних процессов компании.
• Выполнение иных поручений руководителя, связанных с деятельностью компании.
• Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности по мере развития компании.

Что мы ожидаем:
• высшее образование (оконченное);
• грамотную устную и письменную речь;
• уверенное владение Microsoft Office;
• внимательность к деталям;
• ответственность и организованность;
• умение самостоятельно расставлять приоритеты;
• желание развиваться вместе с компанией.

Мы предлагаем
• официальное трудоустройство;
• полностью белую заработную плату;
• выплаты 2 раза в месяц;
• современный офис;
• по решению руководителя возможен гибридный формат работы;
• перспективу профессионального роста;
• участие в создании процессов компании практически с нуля.

Бонус: в офисе работает самый позитивный член нашей команды - дружелюбный корги. Иногда, пока руководитель на встречах, ему понадобится немного внимания и хорошая компания.

Резюме с фотографией рассматриваются в приоритетном порядке.

Эта вакансия подойдет тем, кто хочет не просто заниматься административной работой, а быть вовлеченным в развитие компании, видеть, как принимаются управленческие решения, участвовать в выстраивании внутренних процессов и профессионально расти вместе с командой.