Просмотр вакансии

Ассистент руководителя / координатор объектов

1547.ПРО занимается газификацией частных домов. Ищем сильного ассистента руководителя, который будет вести утвержденные задачи и все события по ним в корпоративном портале: поручения, сроки, подрядчиков, документы и важные объекты Краснодара и Сочи.

Это не обычный офис-менеджер и не личный помощник по бытовым поручениям. Нужен человек, который умеет работать с несколькими задачами одновременно, добиваться ответа, фиксировать сроки и готовить руководителю короткую понятную сводку.

Что нужно будет делать

- оформлять и вести утвержденные задачи руководителя в корпоративном портале: результат, срок, исполнитель, связь с объектом и статус;
- работать с утвержденным месячным планом по объектам;
- проверять, где приближается срок, где нет ответа, где нужен следующий шаг;
- запрашивать статусы у сотрудников, подрядчиков и представителей;
- в день события записывать в задаче запросы, ответы, документы, переносы сроков, препятствия, решения и результаты;
- следить, чтобы рабочая история не оставалась только в чатах, почте и памяти;
- собирать из портала короткие сводки для руководителя: что продвинулось, где задержка, какое решение нужно;
- помогать с документами, таблицами, сканами, печатью и простыми офисными задачами в пределах закрытого перечня;
- вежливо и настойчиво добиваться ответа без конфликта.

Как устроена работа с объектами

Работа строится по утвержденному месячному плану, новым событиям, приближающимся срокам, задержкам и объектам, где нет ответственного или следующего действия.

Инженерные, юридические, строительные и бухгалтерские решения принимают профильные специалисты. Задача ассистента - вовремя увидеть задержку, записать ее, назначить следующую контрольную дату и поднять руководителю решение.

Чего в работе нет

- холодных продаж;
- личных бытовых поручений без отдельного лимита;
- самостоятельного изменения договоров, цен и сроков;
- инженерных и юридических решений;
- приемки строительных работ;
- постоянных поездок между Краснодаром и Сочи;
- обязанности вести весь документооборот компании без ограничения объема.

Кого ищем

Подойдет кандидат с опытом:

- бизнес-ассистента или помощника руководителя с деловыми поручениями;
- сильного офис-менеджера в строительной, сервисной или проектной компании;
- администратора проектов;
- координатора подрядчиков, монтажей, сервисных заявок или документов.

Важно:

- вы умеете вести задачи, сроки и таблицы;
- уверенно работаете с корпоративным порталом или CRM, почтой, документами и PDF;
- умеете вести полную хронологию задачи: что произошло, кто отвечает, что дальше и к какому сроку;
- спокойно запрашиваете результат у разных людей;
- не держите договоренности только в голове;
- умеете кратко писать руководителю;
- готовы работать в офисе Краснодара 5/2.

Газификации обучим. Опыт в строительстве, проектировании, ЖКХ, кадастре, МФЦ, юридической или сервисной компании будет преимуществом.

Условия

- официальное оформление;
- офис в Краснодаре, график 5/2;
- оклад 70 000 до вычета НДФЛ;
- премия до 30 000 до вычета НДФЛ;
- целевой доход при нормальной работе 100 000 до вычета НДФЛ;
- при НДФЛ 13% это примерно 60 900 фиксированно и до 87 000 при полной премии на руки;
- понятная премия: 15 000 за выполнение утвержденных задач, 10 000 за полный учет событий в корпоративном портале и 5 000 за отсутствие скрытых просрочек и отчет из портала;
- внешняя задержка клиента, ГРО, подрядчика или сотрудника не лишает премии, если вы вовремя запросили результат, зафиксировали задержку и подняли решение руководителю.

Как откликнуться

В сопроводительном письме напишите коротко:

1. сколько задач, объектов, подрядчиков или документов вы одновременно вели;
2. где фиксировали сроки и ответы;
3. что делали, если исполнитель не отвечал.

Ответы на частые вопросы

Я буду отвечать за все объекты?

Вы будете видеть общую картину и работать по приоритетам. Ежедневно обрабатываются план, новые события, сроки, задержки и объекты без следующего действия, а не вся база вручную.

Это личный помощник руководителя?

Нет. Личные бытовые поручения не входят в основную должность. Если собственнику нужны отдельные личные поручения, они должны быть ограничены по времени и списку.

Это офис-менеджер?

Нет. Офисные задачи есть, но они ограничены 20-30% времени и не должны вытеснять работу с поручениями, сроками и объектами.

Что с премией, если задержал подрядчик?

Внешняя задержка не лишает премии, если вы вовремя запросили результат, записали задержку, назначили следующую контрольную дату и сообщили руководителю, когда нужно решение.

Будут ли поездки?

Постоянные поездки между Краснодаром и Сочи не входят в должность. Разовые служебные действия возможны только по согласованию.

Насколько важна работа в Битрикс24?

Это основное рабочее место. Утвержденные задачи, запросы, ответы, документы, изменения сроков, препятствия, решения и результаты учитываются в портале. Если история осталась только в чате или памяти, работа считается оформленной неправильно.

Поисковые запросы и резюме

- бизнес-ассистент руководителя;
- помощник руководителя;
- ассистент руководителя;
- координатор проектов;
- администратор проектов;
- координатор подрядчиков;
- офис-менеджер строительная компания;
- администратор строительной компании;
- координатор сервисной службы;
- помощник руководителя проектов.