Просмотр вакансии

Наша компания является управляющей организацией по аренде торговых павильонов в Московском метрополитене.

Мы ищем ответственного и структурированного бизнес-ассистента, который поможет руководителю навести порядок в процессах, наладить взаимодействие между отделами и контролировать ключевые договоренности.

Обязанности:

• Административная поддержка и эффективное планирование времени руководителя: управление календарем, напоминания, организация встреч, ведение переговоров и переписок;
• Подготовка аналитических и презентационных материалов по поручению руководства;
• Организация мероприятий, участие в подготовке совещаний, контроль их проведения, протоколирование встреч, оформление презентаций;
• Контроль сроков и ключевых этапов по всем проектам.
• Выполнение личных поручений;
• Взаимодействие с юридическим отделом по вопросам согласования договоров поставок и оказания услуг;
• Ведение управленческой отчетности в таблицах Excel (сводные таблицы, расчеты);
• Анализ содержания отчетов, договоров, смет и иной документации от ответственных лиц. Проверка на соответствие показателям, выявление рисков и несоответствий.
• Контроль исполнения бюджета и платежей по направлениям;
• Поиск подрядчиков, оплата заказов в строительно-ремонтной сфере;
• Организация встреч с подрядчиками, партнерами;
• Координация отделов: сбор информации снаружи и внутри компании (запрос данных у всех отделов) для подготовки сводок руководителю
• Сравнительный анализ коммерческих предложений и смет от подрядчиков. Поиск оптимальных решений по цене, качеству и срокам.
• Мониторинг и базовая поддержка рабочих сайтов компаний (контроль актуальности информации, взаимодействие с разработчиками).
• Участие в контроле маркетинговых активностей: анализ эффективности рекламных каналов, подготовка предложений по оптимизации.
• Структурирование входящей информации, ведение реестров документов, подготовка сводок для руководителя.
• Управление графиком и календарем руководителя.

Требования:

• Опыт работы ассистентом руководителя, координатором проектов или в аналогичной роли.
• Аналитический склад ума: умение работать с цифрами, сравнивать данные, выявлять логические несоответствия.
• Умение работать с информацией и готовить документы различного типа (проекты служебных записок, писем, информационных и аналитических материалов);
• Базовые навыки работы с CMS для обновления контента на сайтах.
• Понимание основ интернет-маркетинга (ведение социальных сетей, контекстная реклама, аналитика).
• Высокий уровень самоорганизации, инициативности и ответственности.
• Способность работать с большими объемами информации при сохранении конфиденциальности.
• Навыки эффективной коммуникации для взаимодействия с ответственными лицами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное и свободное владение ПК: пакет MS Office (Word, Excel, PowerPoint),CRM

Условия:

• Уровень заработной платы определяется в соответствии с квалификацией кандидата и результатами собеседования;
• Офис: м. Киевская
• График с 10.00 до 19.00, 5Х2, возможны переработки
• Работа с интересными проектами