Просмотр вакансии

Общее описание роли

Операционная поддержка дирекции: организация документооборота, контроль и организация логистики поездок, мероприятий, дисциплина в CRM и отчётности. Основная задача - чтобы руководители и проектные команды фокусировались на сделках и развитии бизнеса.

Обязанности:

Административная поддержка

• Управление календарём дирекции, слоты для внутренних/внешних встреч, контроль конфликтов; подготовка повесток и комнат/VCU
• Протоколирование встреч (итоги, ответственные, сроки) и контроль исполнения поручений (реестр задач, напоминания, статусы)
• Организация командировок: билеты и отели, маршруты, пропуска, авансовые отчёты
• Закупки и взаимодействие с офис-менеджментом

Документооборот и согласования

• Подготовка внутренних документов по установленным шаблонам и процедурам
• Согласование по процедуре, контроль сроков и статусов; сопровождение оплат (заявки, акты, сверки и т.п.)
• Первичная проверка KYC контрагентов (карточка, реквизиты, анкеты по чек-листу), коммуникация с безопасностью

Продажи/лид-менеджмент и клиентские коммуникации

• Ответы на звонки и входящие обращения, квалификация по скриптам и распределение лидов по SLA
• Регистрация лидов на объектах, сопровождение визитов (маршруты, материалы и т.п.)
• Подготовка презентаций, датарум: карточки участков, планировки, ТУ, фотографии, FAQ
• Публикация и модерация объявлений (ЦИАН/Авито): тексты, теги, фото, актуальность, мониторинг позиций

CRM и отчётность

• Ведение лидов в CRM (стадии сделки, контакты, задачи, комментарии); чистота баз и дублей
• Еженедельные сводки: входящий поток, скорость реакции, конверсия по воронке, причины отказов, активность
• Ведение отчётности по установленным форматам

Проекты и взаимодействие

• Координация с клиентами и брокерами по визитам и доступу на площадку
• Сбор и актуализация материалов для data room по чек-листам
• Обработка инфозапросов от внутренних команд и внешних партнёров

Закупки по 223-ФЗ — при необходимости

• Оформление заявок на закупку, сбор КП, коммуникация с закупками

• 1–3 года в ролях ассистента, офис-менеджера, координатора проектов (недвижимость — плюс)
• Уверенные PowerPoint/Excel/Word (сводные таблицы, базовые формулы), удобный визуальный стиль слайдов
• Опыт с CRM (желательно Bitrix24/amoCRM), электронным документооборотом
• Грамотный русский (устно/письменно), англ. не ниже Pre-Intermediate/Intermediate — плюс
• Высокая скорость печати, внимательность к деталям, умение работать по чек-листам и SLA

• Декретная ставка

• Конкурентная заработная плата

• ДМС со стоматологией и телемедициной после ИС

• Корпоративная столовая со льготными ценами для сотрудников

• Комфортный офис в Москва-Сити