Просмотр вакансии

Нам нужен не классический персональный ассистент и не секретарь, а бизнес-ассистент собственника с функцией операционного координатора.

Задача человека — сопровождать руководителя в ежедневной работе, фиксировать договорённости, переводить их в конкретные задачи, ставить задачи в Мегаплан, контролировать исполнение и помогать руководителю держать управление бизнесом в системе.

Руководитель занимается развитием бренда, финансами, сотрудниками, рестораном, PR, SMM, маркетингом, юридическими вопросами, закупками, производством коллекций, продажами, партнёрствами, мероприятиями и стратегическим развитием. Ассистент должен помогать структурировать этот поток задач и доводить его до результата.

В кандидате для нас важно:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant, помощником собственника, операционным координатором, проектным координатором или помощником управляющего от 2 лет.

• Опыт работы с собственником бизнеса или топ-менеджером.

• Опыт ведения задач в CRM, Мегаплане, Битрикс24, Notion, Trello, Asana или аналогичных системах.

• Уверенное владение Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Word, Excel, мессенджерами и электронной почтой.

• Умение вести деловую переписку.

• Готовность ездить с руководителем на встречи и мероприятия.

• Готовность работать в динамичном графике.

• Высокий уровень ответственности и конфиденциальности.

Условия:

• Мотивация: оклад+kpi (отталкиваемся от зп. ожиданий кандидата и навыков)
• Оформление ИП или Самозанятость

Обязанности:

• Сопровождение руководителя на деловых встречах(переговоры, мероприятия, встречи с партнёрами, подрядчиками и клиентами.)

• Фиксировать ключевые договорённости по итогам встреч, вести краткий протокол

• Ставить задачи в Мегаплан по итогам встреч, звонков и поручений и контролировать

• Назначать ответственных сотрудников.

• Помогать руководителю координировать работу сотрудников по разным направлениям

• Фиксировать задачи по PR, SMM, съёмкам, публикациям, рассылкам, мероприятиям и партнёрским активностям.

• Контролировать сроки подготовки контента, материалов, презентаций, текстов и визуалов.

• Координировать коммуникацию между руководителем, маркетингом, SMM, PR и подрядчиками.

• Следить, чтобы идеи руководителя превращались в конкретные задачи и реализовывались.

• Контролировать подготовку материалов к мероприятиям, коллаборациям и партнёрским проектам

• Фиксировать задачи по ресторану: сервис, меню, персонал, мероприятия, гости, партнёры, поставщики, маркетинг.

• Фиксировать задачи по производству коллекций, закупкам, тканям, поставщикам, срокам и образцам.

• Контролировать дедлайны по коллекциям

• Помогать собирать финансовую информацию по поручению руководителя.

• Контролировать получение счетов, актов, договоров, оплат и закрывающих документов.

• Ставить задачи бухгалтерии, юристам, сотрудникам и подрядчикам

• Координировать коммуникацию с юристами.

• Передавать документы, задачи, комментарии и правки.

• Контролировать сроки подготовки договоров, претензий, писем и юридических материалов.

• Следить, чтобы юридические вопросы не оставались без движения.

• Фиксировать замечания руководителя к договорам и передавать их юристам.

• Вести календарь встреч, звонков, мероприятий и поездок.

• Контролировать логистику, адреса, время, участников и подготовку материалов.

• Предупреждать о пересечениях и рисках в расписании.

• Готовить руководителя к дню: встречи, задачи, документы, звонки, приоритеты.

• Напоминать о важных датах, обязательствах и договорённостях.