Просмотр вакансии

Обязанности:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
- согласование с руководителем времени планируемых действий;
- согласование телефонных переговоров, встреч, мероприятий;
- информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
- предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
- формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

2. Организация телефонных переговоров руководителя:
- ведение базы телефонных контактов руководителя;
- соединение руководителя с конкретными абонентами;
- подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;
- регистрация поступающих в приемную телефонных звонков;
- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам;
- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
- установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;
- оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

3. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:
- организация личного приема посетителей руководителем;
- установление порядка приема для различных категорий посетителей;
- содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
- организация приема посетителей в кабинете руководителя;
- организация обслуживания руководителя и его посетителей в приемной и кабинете руководителя;
- сервировка чайного (кофейного) стола в кабинете руководителя;
- принятие мер по сохранению служебной тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

4. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
- подготовка повестки дня мероприятия;
- оформление списка участников мероприятия;
- информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия;
- выбор места и времени проведения мероприятия;
- рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии;
- сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
- рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия;
- составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
- закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
- решение вопросов технического оснащения мероприятия;
- помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
- организация подготовки президиума и рабочих мест участников;
- организация встречи и регистрация участников мероприятия;
- ведение протокола мероприятия;
- организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
- организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

5. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
- организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
- оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
- организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями;
- обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
- заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов (для организации кофе-пауз при проведении мероприятий и встреч); - осуществление своевременной обработки отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, в том числе Почтой России, электронной почтой, курьерской службой, непосредственной доставки документации по адресам.

6. Обеспечение руководителя информацией:
- сбор, обработка и систематизация информации, необходимой руководителю для работы и принятия обоснованных управленческих решений (в том числе, ежедневно предоставляет сведения о днях рождения и юбилейных датах сотрудников организации, руководителей контрагентов, а также праздничных мероприятиях, готовит и рассылает поздравительные материалы, открытки);
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
- предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.

7. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами и структурными подразделениями организации:
- информирование работников организации о решениях руководителя;
- организация обмена информацией между должностными лицами и структурными подразделениями организации;
- оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
- организация встреч трудового коллектива с руководством;
- информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

8. Организация командировок руководителя:
- заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
- оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
- подготовка документов к поездке руководителя;
- уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;
- проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта.

9. Планирование собственного рабочего дня:
- согласование собственных рабочих планов с планами и сроками работы руководителя;
- распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
- перенос невыполненных запланированных задач;
- выполнение типичных ежедневных дел.

Требования:

1. Не ниже среднего профессионального образования;

2. Не менее 2-х лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации;

3. Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

4. Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

5. Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

6. Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

7. Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

8. Обеспечивать конфиденциальность информации;

9. Соблюдать служебный этикет;

10. Участвовать в мероприятиях общественно-политической жизни коллектива.

Условия:

1. Оплата труда (оклад + надбавки в соответствии с положением, утвержденным у работодателя);

2. График работы (с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв с 13:00 до 14:00, пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье), ненормированный рабочий день);

3. Рабочее место (здание в центре Белгорода):

4. Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ.