Просмотр вакансии

Судоходная компания, входящая в группу компаний «Карелкамень», приглашает стать частью команды активного, знающего свое дело секретаря-делопроизводителя!

Обязанности:
1. Электронный документооборот и согласование договоров в 1С:ERP / 1С:ЭДО (основной функционал):

• Инициация процедур согласования договоров и доп. соглашений: внесение реквизитов, загрузка проектов, настройка маршрутов согласования согласно внутреннему Регламенту.
• Ежедневный мониторинг статусов документов в системе («На согласовании», «Согласовано», «Отклонено», «Согласовано с замечаниями»).
• Оперативная работа с замечаниями: уведомление ответственных менеджеров/инициаторов, возврат документов на доработку с комментариями, контроль повторного запуска.
• Контроль передачи согласованных документов на подписание уполномоченным лицам, сканирование подписанных экземпляров и прикрепление в карточку 1С:ERP.
• Ведение и регулярная актуализация реестра договоров, контроль статусов их исполнения.
• Запуск на согласование внутренних бизнес-процессов (заявки на оплату, служебные записки, заявки на командировки и др.).

2. Организация документооборота:

• Прием, регистрация (в журналах/электронной базе) и распределение входящей корреспонденции (письма, счета, акты, накладные).
• Оформление, проверка корректности и отправка исходящих документов; подготовка писем, приказов, протоколов, служебных записок.
• Обеспечение передачи документов в архив Общества или их уничтожения по истечении срока хранения (совместно с бухгалтерией).
• Контроль соблюдения сроков исполнения поручений и согласований.

3. Административное и офисное сопровождение:

• Жизнеобеспечение офиса.
• Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России (отправка/получение корреспонденции, экспресс-доставка).
• Посещение банка для получения выписок и справок (для экономического и юридического отделов).
• Travel-сопровождение сотрудников (работа в SmartWay), организация встреч, прием посетителей.
• Взаимозаменяемость: исполнение обязанностей второго секретаря на период его отпусков/больничных.

Требования:

1. Образование и опыт: Среднее профессиональное / высшее образование. Опыт работы в административной сфере или делопроизводстве не менее 2 лет.

2. 1С:ERP / 1С:ЭДО (обязательно): Уверенный пользователь. Понимание логики электронных маршрутов согласования, умение работать со статусами, комментариями, карточками документов и реестрами.
Опыт сопровождения именно договорных процедур будет решающим преимуществом.
3. Профессиональные навыки:

• Знание правил деловой переписки, норм оформления организационно-распорядительных документов и ведения архивов.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), Outlook, браузерами, поисковыми сервисами.
• Высокая грамотность, системность, внимательность к деталям и реквизитам.

4. Личные и деловые качества:

• Строгий контроль сроков регистрации, согласования и отправки документов.
• Понимание важности коммерческой тайны и конфиденциальности обрабатываемых данных (особенно условий договоров с поставщиками).
• Грамотная устная и письменная речь, развитые навыки делового этикета, умение выстраивать коммуникацию со всеми отделами.
• Способность работать в режиме многозадачности без потери качества.

Условия:
1. Официальное оформление по ТК РФ.
2. Уровень заработной платы обсуждается индивидуально.
3. ДМС со стоматологией после испытательного срока.
4. График работы 5/2 с 09:00 до 17:30 (офис в 10 минутах от м. Новочеркасская).