Просмотр вакансии

Условия работы

• График: 6/1
• Первый месяц: 200 000 + бонусы
• Со второго месяца: 250 000 + бонусы
• Средний совокупный доход: 350 000–430 000 и выше
• Возможность увеличивать свой доход за счет системы бонусов и высоких результатов.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА СТОМАТОЛОГИЧЕСКОЙ КЛИНИКИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Администратор стоматологической клиники является лицом клиники и отвечает за высокий уровень сервиса, организацию записи пациентов, ведение документации, кассовую дисциплину и эффективное взаимодействие между пациентами и врачами.

Администратор подчиняется руководителю клиники и обязан соблюдать внутренние регламенты, стандарты сервиса и корпоративную этику.

2. ТРЕБОВАНИЯ К АДМИНИСТРАТОРУ

Администратор должен обладать:

• грамотной устной и письменной речью;
• опрятным внешним видом;
• высокой стрессоустойчивостью;
• коммуникабельностью;
• ответственностью и внимательностью к деталям;
• доброжелательностью;
• умением работать в режиме многозадачности;
• навыками работы с компьютером, CRM-системами, WhatsApp и Excel;
• навыками телефонных переговоров и продаж медицинских услуг;
• умением работать с возражениями пациентов.

Администратор должен знать:

• услуги и цены клиники;
• этапы лечения основных стоматологических направлений;
• правила ведения кассы;
• стандарты клиентского сервиса;
• порядок оформления медицинской документации;
• правила работы с персональными данными пациентов.

3. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Работа с пациентами

• Встречать пациентов и создавать положительное первое впечатление о клинике.
• Консультировать по услугам, акциям и стоимости лечения.
• Записывать пациентов на прием.
• Подтверждать записи.
• Напоминать пациентам о визитах.
• Организовывать комфортное ожидание пациентов.
• Работать с претензиями и конфликтными ситуациями.

3.2. Работа с входящими заявками

• Обрабатывать все входящие заявки из Instagram, WhatsApp, сайта, звонков и других источников.
• Отвечать на заявки в установленные сроки.
• Вести переписку по стандартам клиники.
• Записывать пациентов на консультацию.
• Контролировать доходимость пациентов до врача.
• Работать с отказами и несостоявшимися записями.
• Вести базу пациентов в CRM.
• Выполнять повторные касания пациентам согласно регламенту.

3.3. Работа с расписанием врачей

• Формировать расписание врачей.
• Следить за загрузкой графика.
• Оперативно закрывать освободившиеся окна.
• Согласовывать изменения в расписании.
• Минимизировать пропуски и простои врачей.

3.4. Работа с документацией

Администратор обязан контролировать наличие:

• договора на оказание медицинских услуг;
• информированного согласия;
• анкеты пациента;
• согласия на обработку персональных данных;
• подписей пациента во всех необходимых документах.

Администратор несет ответственность за правильность заполнения документов и своевременную передачу их в архив.

3.5. Работа с кассой

Администратор обязан:

• принимать оплату от пациентов;
• выдавать чеки;
• оформлять кассовые документы;
• вести кассовую дисциплину;
• контролировать соответствие кассы и фактических денежных средств;
• не допускать недостач и ошибок.

3.6. Отчетность

Ежедневно предоставлять руководству:

• отчет по новым заявкам;
• отчет по записанным пациентам;
• отчет по пришедшим пациентам;
• отчет по отменам и переносам;
• отчет по продажам и оплатам;
• кассовый отчет;
• отчет по загрузке врачей;
• отчет по невыполненным задачам.

3.7. Работа с пациентской базой

• Ведение актуальной базы пациентов.
• Контроль повторных приемов.
• Возврат пациентов на профилактические осмотры.
• Работа с пациентами, которые не завершили лечение.
• Сбор отзывов после приема.

4. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ (KPI)

• Скорость обработки заявок.
• Процент записи на консультацию.
• Процент доходимости пациентов.
• Количество повторных записей.
• Отсутствие ошибок в документации.
• Отсутствие кассовых нарушений.
• Уровень сервиса и удовлетворенности пациентов.
• Выполнение ежедневной отчетности.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор несет ответственность за:

• потерю пациентов из-за несвоевременной обработки заявок;
• ошибки в документации;
• отсутствие подписей в договорах и согласиях;
• нарушения кассовой дисциплины;
• неправильное ведение отчетности;
• разглашение персональных данных пациентов;
• несоблюдение стандартов сервиса клиники.

6. ЗАПРЕЩАЕТСЯ

• Игнорировать входящие заявки.
• Грубить пациентам.
• Передавать персональные данные третьим лицам.
• Удалять переписки с пациентами.
• Самостоятельно изменять цены на услуги.
• Принимать решения от имени врача по вопросам лечения.