Просмотр вакансии

О компании

ЛАЙФАВИТ — российский производитель биологически активных добавок.

Ищем операционного менеджера — бизнес-ассистента генерального директора, который возьмет под контроль текущие организационные вопросы компании и поможет руководителю координировать работу подразделений.

Это не классическая секретарская должность. Основная задача — контролировать исполнение поручений генерального директора и помогать в решении операционных вопросов.

Обязанности

1. Контроль поручений генерального директора

• Фиксация поручений генерального директора в Bitrix24 и других рабочих системах.
• Постановка задач сотрудникам и руководителям подразделений.
• Контроль сроков и качества исполнения.
• Сбор информации о причинах задержек и отклонений.
• Подготовка для генерального директора кратких отчетов по текущему состоянию задач.

2. Участие в подготовке расчета заработной платы

• Сбор данных от руководителей подразделений для расчета заработной платы.
• Сбор информации о премиях, бонусах, KPI, доплатах и удержаниях.
• Ведение сводной управленческой таблицы по заработной плате.
• Подготовка предварительного расчета на согласование генеральному директору.

Самостоятельное ведение бухгалтерского расчета заработной платы в обязанности не входит.

3. Работа с арендодателями и помещениями компании

• Взаимодействие с арендодателями офисных, складских и производственных помещений.
• Решение вопросов с управляющими компаниями и обслуживающими организациями.
• Участие в переговорах по условиям аренды и эксплуатации.

4. Координация работы склада

• Контроль исполнения поручений по приемке, хранению, перемещению и отгрузке товара.
• Контроль проведения инвентаризаций.
• Контроль внутренних складов, складов сотрудников, монтажников и маркетплейсов.
• Подготовка для генерального директора отчетов по проблемным вопросам склада.

Кандидат не должен самостоятельно выполнять работу кладовщика или заведующего складом. Его задача — организовать контроль, получить результат и своевременно доложить руководителю о проблемах.

5. Координация производственных процессов

• Контроль выполнения производственных планов и поручений генерального директора.
• Контроль сроков закупки сырья, материалов, упаковки и комплектующих.
• Сбор информации о простоях, задержках, браке и других проблемах.
• Организация решения текущих производственных вопросов.
• Участие в описании и совершенствовании производственных процессов.

Глубокое техническое знание производства не является обязательным. Важно уметь разобраться в процессе, задать правильные вопросы, определить ответственных и проконтролировать результат.

6. Координация административной деятельности

• Организация взаимодействия между бухгалтерией, финансами, HR, складом, производством, IT и другими подразделениями.
• Подготовка служебных записок, приказов, регламентов, инструкций и чек-листов.
• Организация закупки необходимых для работы компании товаров и услуг.
• Участие в подборе административного и операционного персонала.
• Первичный анализ резюме и организация собеседований.

7. Отчетность и аналитика

• Подготовка регулярного отчета генеральному директору по операционным вопросам.
• Сбор информации от подразделений.
• Выявление просроченных задач, необоснованных расходов и организационных проблем.
• Подготовка предложений по упрощению и улучшению процессов.

Что мы ожидаем от кандидата

• Опыт работы операционным менеджером, административным менеджером, координатором проектов или руководителем административного направления.
• Общий опыт работы от 3 лет.
• Опыт непосредственной работы с собственником бизнеса или генеральным директором будет преимуществом.
• Опыт координации нескольких подразделений или направлений.
• Практический опыт взаимодействия со складом, производством, подрядчиками или арендодателями.
• Умение работать с управленческими таблицами по заработной плате и мотивации сотрудников.
• Уверенное владение Excel и Word.
• Опыт работы в 1С, Bitrix24 и системах электронного документооборота.
• Умение составлять регламенты, инструкции, протоколы и отчеты.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Готовность работать преимущественно в офисе.

Кому эта работа подойдет

Должность подойдет кандидату, который:

• любит наводить порядок в задачах, документах и процессах;
• умеет контролировать людей без постоянных конфликтов;
• не боится цифр, таблиц, договоров и отчетности;
• готов заниматься как крупными, так и небольшими операционными вопросами;
• может быстро переключаться между задачами;
• предпочитает реальную операционную работу формальному статусу руководителя.

Кому эта работа не подойдет

• Кандидатам, ищущим исключительно представительскую или статусную должность.
• Руководителям, которые готовы только делегировать, но не работать с документами и таблицами.
• Классическим секретарям без опыта операционной деятельности.
• Кандидатам, которым требуется постоянная подробная постановка каждой задачи.
• Тем, кто не готов напоминать сотрудникам о сроках и требовать исполнения.
• Тем, кто рассматривает только удаленный формат работы.

Условия

• Доход обсуждается на собеседовании в зависимости от опыта и результатов работы.
• Возможна система: фиксированный оклад плюс ежемесячная премия по KPI.
• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• График работы 5/2.
• Работа в офисе по адресу: Москва, ул. Орджоникидзе, д. 11.
• Прямое подчинение собственнику и генеральному директору компании.
• Стабильная компания с собственным производством.
• Возможность влиять на организацию и эффективность бизнес-процессов.