Просмотр вакансии

Уровень: Executive Support / Family Office в городе Астана

О роли

Мы ищем системного, спокойного и высокоорганизованного ассистента для сопровождения частного инвестора. Основная задача роли — обеспечивать порядок, прозрачность процессов и высокий уровень административной поддержки как в деловых, так и в личных вопросах собственника.
Ассистент является координатором процессов и коммуникаций, а не руководителем family office.

Основные обязанности

1. Календарь и планирование

- Ведение и координация календаря собственника.
- Организация деловых встреч, переговоров и мероприятий.
- Планирование поездок и контроль таймингов.
- Исключение пересечений и организационных накладок.
- Подтверждение встреч и своевременные напоминания.

1. Управление задачами

- Фиксация всех задач в письменном виде.
- Контроль исполнения поручений.
- Назначение ответственных лиц.
- Мониторинг сроков и статусов.
- Подготовка кратких отчетов по прогрессу.

1. Координация команды и подрядчиков

- Взаимодействие с водителями, охраной, батлером, консьерж-службами и внешними подрядчиками.
- Координация работы сервисных служб.
- Синхронизация информации между всеми участниками процессов.
- Контроль соблюдения сроков исполнения.

1. Деловые коммуникации

- Ведение организационной переписки.
- Подготовка приглашений и подтверждений.
- Коммуникация с партнерами, сервисами и поставщиками услуг.
- Ведение электронной почты по поручению собственника.
- Письменная фиксация ключевых договоренностей.

1. Travel-поддержка

- Организация международных и внутренних поездок.
- Бронирование авиабилетов, отелей и трансферов.
- Подготовка маршрутов и travel-документов.
- Контроль визовых и сопроводительных документов.
- Координация действий с охраной и принимающей стороной.

1. Личная логистика

- Организация личных записей и бронирований.
- Координация бытовых процессов.
- Контроль выполнения личных поручений собственника.
- Поддержание бесперебойности ежедневных процессов.

1. Информационный менеджмент

- Систематизация документов и контактов.
- Поддержание актуальности баз данных.
- Подготовка сравнительных таблиц и аналитических материалов.
- Создание чек-листов, шаблонов и организационных инструментов.
- Подготовка информации для принятия решений.

1. Протоколы встреч

- Участие во встречах в административной роли.
- Фиксация решений, договоренностей и задач.
- Подготовка meeting summary.
- Контроль исполнения принятых решений.

1. Gifting и VIP-внимание

- Ведение базы важных дат и VIP-контактов.
- Контроль поздравлений и памятных событий.
- Подготовка вариантов подарков и знаков внимания.
- Координация доставки подарков, цветов и специальных заказов.
- Контроль качества исполнения.

Требования

- Высшее образование.
- Опыт работы личным ассистентом, executive assistant или в family office от 3 лет.
- Опыт сопровождения собственников бизнеса, инвесторов или топ-менеджеров будет преимуществом.
- Свободное владение русским языком.
- Английский язык — не ниже Upper-Intermediate (B2).
- Грамотная устная и письменная речь.
- Высокий уровень самоорганизации.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Навыки деловой переписки.
- Владение Google Workspace, Microsoft Office, календарями и таск-менеджерами.
- Готовность к сопровождению собственника в командировках.

Личные качества

- Абсолютная конфиденциальность.
- Системное мышление.
- Высокая стрессоустойчивость.
- Спокойствие и эмоциональная зрелость.
- Дисциплина и ответственность.
- Проактивность.
- Внимательность к деталям.
- Тактичность и дипломатичность.
- Умение сохранять самообладание в условиях высокой нагрузки.

Мы ожидаем

Человека, который способен создавать порядок, предвидеть риски, удерживать высокий уровень сервиса и обеспечивать стабильную работу процессов без постоянного ручного контроля со стороны собственника.

Резюме отправлять только в формате pdf сформированного в hh.kz в рабочее время пн-пятн. с 10:00 до 19:00 / не звонить это важно!!