Просмотр вакансии

Мы ищем самостоятельного, быстрого и настойчивого помощника, который возьмёт на себя операционную рутину и даст руководителю больше времени на стратегические задачи. Нам нужен человек, который не отступает, умеет держать фокус в потоке задач и быстро разбирается в деталях.

Что нужно будет делать:

-Вести календарь руководителя: планировать встречи, согласовывать слоты, напоминать о важных событиях, учитывать форсмажоры и оперативно переносить/согласовывать новые даты.

-Разбирать поток писем и документов в системе ЭДО: фильтровать важное, готовить краткие выжимки, часть документов подписывать по доверенности/регламенту, срочные и ключевые — оперативно пересылать руководителю с коротким контекстом.

-Участвовать в совещаниях: фиксировать поручения, прописывать ответственных и дедлайны, вести реестр задач и отслеживать их выполнение до реального закрытия.

-Выполнять личные поручения руководителя, сохраняя конфиденциальность и соблюдая сроки.

-Работать с входящей корреспонденцией и курьерами: принимать и сортировать письма/посылки, контролировать сроки ответов, формировать исходящие отправления.

-Подготавливать материалы для руководителя: собирать данные из разных источников, делать краткие сводки по письмам и отчётам, оформлять презентации и таблицы, готовить документы к совещаниям.

- Взаимодействовать с внутренними подразделениями и внешними контрагентами: уточнять статусы задач, согласовывать сроки, перенаправлять вопросы в нужные отделы, держать на контроле «зависшие» вопросы до финального результата. \

-Поддерживать порядок в рабочих процессах: актуализировать списки контактов, вести базы простых задач/дедлайнов, предлагать, как упростить повторяющиеся операции.

Нам важно:

- Готовность к ненормированному рабочему дню: иногда потребуется задержаться или включиться в задачу вне стандартных часов — это связано с ритмом работы руководителя и срочными вопросами.

-Самостоятельность: вы не ждёте пошаговых инструкций, сами уточняете недостающие детали и предлагаете варианты решения.

-Скорость и аккуратность: умеете быстро обрабатывать большие объёмы информации, не теряя точности.

-Настойчивость: если вопрос «завис», вы находите нужный контакт и добиваетесь результата, не перекладывая проблему на руководителя.

-Коммуникабельность: легко выстраиваете контакт с разными людьми (коллеги, партнёры, службы), формулируете мысли чётко и по делу.

Будет плюсом:

опыт работы с ЭДО (Контур.Диадок, СБИС и т. п.),

уверенное владение календарём/планировщиками,

умение делать понятные заметки и чеклисты,

базовые навыки работы в Excel/Google Таблицах для сводок и реестров.

Условия:

Формат работы: офис, график 5/2 (ненормированный рабочий день)

Заработная плата в месяц от 150 000 руб.

Два оклада к отпуску