Просмотр вакансии

Адвокатское бюро. Профессионалы рынка. Компания небольшая по численности: до 15 человек.

Открыта интересная позиция: офис-менеджер с функцией помощника менеджера по маркетингу.

Если кратко, что делать: 70% рабочего времени поддерживать качественную жизнь офиса во всех аспектах (оборудование, документооборот, коммуникации с клиентами и партнерами, атмосфера), 10% - личный ассистент собственника и до 20% рабочего времени помогать маркетологу завоевывать мир:-)

Аватар роли - “лицо компании” для клиентов/партнеров + заботливый создатель доброжелательной, уютной атмосферы для сотрудников. Вам нравится помогать людям, при этом систематизировать информацию, документы, задачи.

Подчинение в должности: руководителю компании (собственнику) и менеджеру по маркетингу.

Условия сотрудничества:

• Стабильность: бессрочный трудовой договор, своевременная выплата зарплаты: оклад 120 000 рублей на руки ежемесячно.
• Офис располагается в шаговой доступности от станции метро Тверская, Пушкинская, Чеховская. В августе планируется переезд в офис на ул. Новослободская.
• Поддержка со стороны руководства во время адаптационного периода и после него.
• Развитая корпоративная культура.
• Уютная кухня и обеденная зона в офисе.
• Испытательный срок: 3 месяца (может быть сокращен).

Подробнее о задачах в роли офис-менеджера (70% рабочего времени):

• Административное поддержание жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ);
• Встреча и прием посетителей (чай, кофе) и телефонных звонков, корреспонденция;
• Заказ фирменной продукции: визиток, бланков, конвертов и т.д.;
• Контроль работы и взаимодействие с контрагентами (бухгалтерия, курьерские службы, арендодатель, клининговая служба и тд);
• Организация командировок сотрудников;
• Ведение внутреннего и внешнего документооборота: регистрация, учет, хранение документов;
• Информационная поддержка руководства;
• Взаимодействие с сотрудниками компании по вопросам делопроизводства и мелких поручений;
• Формирование и предоставление руководству недельной и ежемесячной отчетности;
• Отслеживание дней рождения сотрудников и организация сбора средств на подарок;
• Организация корпоративного отдыха;
• Внесение предложений по улучшению офисного пространства, созданию уюта и комфортной рабочей среды;
• Организация переезда офиса в другую локацию.

Подробнее о задачах помощника менеджера по маркетингу (20%):

• Помощь в подготовке офлайн и онлайн мероприятий.
• Ведение и обновление списка клиентов в CRM системе, запрос недостающей инфо по клиентам/сделкам у юристов.
• Взаимодействие с типографией.
• Отслеживание профессиональных мероприятий по тз маркетолога.
• Помощь в заполнение рейтинговых анкет.
• Участие в поиске и коммуникации с подрядчиками для маркетинговых задач, постановка тз, контроль;
• Создание и поддержка актуальности баз данных отдела (мероприятия, площадки, подрядчики, фотоархив и т.п.).

Пожелания к опыту:

• Опыт работы в качестве офис-менеджера от 2-х лет.
• Необязателен опыт в маркетинге. Если вам, в целом, нравится эта профессиональная область – точно будет интересно!
• Владение пакетом офисных программ: Word, Excel, PowerPoint.
• Умение пользоваться оргтехникой.
• Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь, деловой стиль в одежде.
• Навыки планирования своего рабочего времени.
• Отличные организаторские навыки.

Оставляйте ваш отклик, с радостью поделимся подробностями вакансии!