Просмотр вакансии

Для реализации проекта "Донские Легенды" приглашаем Бизнес-ассистента, готового стать частью нашей команды и внести свой вклад в создание будущего.

Мы создаём не просто дома — мы формируем среду, в которой хочется жить, работать и развиваться.

Обращаем внимание: рассматриваем только кандидатов, полностью соответствующих заявленным требованиям к вакансии. Пожалуйста, перед откликом убедитесь, что ваш опыт и навыки соответствуют указанным критериям — это поможет нам быстрее подобрать подходящего специалиста

Мы предлагаем:

• Работу в центре города: современный офис рядом с основными транспортными развязками.
• Удобный график: 5/2, с 9 до 18 часов.
• Профессиональное развитие: сложные и масштабные проекты, которые станут весомой частью вашего портфолио.
• Экспертную среду: обмен опытом с коллегами-профессионалами высокого уровня.
• Полное соблюдение ТК РФ: «белая» заработная плата, оплачиваемые отпуска и больничные.
• ДМС со стоматологией после испытательного срока

Ваши будущие задачи:

1. Протоколы и совещания:

• подготовка материалов и повестки дня для совещаний;
• организация встреч (в т.ч. он-лайн): подбор времени, оповещение участников, бронирование переговорных;
• ведение протоколов совещаний (фиксация решений, поручений, ответственных и сроков);
• контроль исполнения решений, принятых на совещаниях;
• рассылка итоговых протоколов участникам.

2. Делопроизводство и Ведение деловой переписки:

• работа с входящей и исходящей документацией (регистрация, учёт, архивирование);
• обработка входящей корреспонденции, оперативное реагирование на запросы;
• обеспечение соблюдения сроков документооборота;
• систематизация и хранение текущих и архивных документов;
• составление и отправка официальных писем, уведомлений, приказов и иных деловых сообщений (в т. ч. по электронной почте и через корпоративные каналы);
• поддержание единого стиля и тона деловой коммуникации в соответствии с корпоративными стандартами;
• разработка Положений, инструкций, регламентов по документообороту;
• формирование шаблонов типовых писем, служебных записок и пр. документов для ускорения работы;
• контроль сроков ответов на входящие запросы и официальные обращения.

3. Ведение 1С:Документооборот (1С:ДО):

• регистрация входящих и исходящих документов в системе 1С:ДО;
• создание карточек документов с заполнением обязательных реквизитов (номер, дата, контрагент, тип документа и т. д.);
• маршрутизация документов на согласование и подписание в соответствии с регламентами компании;
• отслеживание статусов документов (на согласовании, подписан, отклонён и т. д.) и контроль сроков обработки;
• формирование отчётов по документообороту в 1С:ДО (по срокам, исполнителям, типам документов);
• архивирование завершённых документов и обеспечение их сохранности в системе;
• синхронизация данных 1С:ДО с другими корпоративными системами (бухгалтерия, CRM и пр.) при наличии интеграции.

4. Организация деловых поездок:

• планирование и организация командировок (бронирование билетов, отелей, трансферов);
• составление маршрутов и графиков поездок;
• подготовка авансовых отчётов и обработка подтверждающих документов (чеки, квитанции);
• оперативное решение возникающих в поездках вопросов (изменения рейсов, бронирования и т. п.);
• учёт, анализ и контроль затрат по некоторым статьям бюджета (такси, затраты на командировки и пр.)

5. Организация работы офиса:

• поддержание порядка, распределение зон, бронирование переговорных, контроль уборки и бытовых сервисов;
• встреча гостей и их размещение;
• организация и поддержка внутрикорпоративных традиций: новостная лента, дни рождения, участие в организации корпоративных мероприятий и пр.

Иные поручения руководителей Общества.

Наши ожидания от кандидата:

• опыт работы офисменеджером или на аналогичной административной должности от 3 лет;

• знание принципов организации офисного пространства и управления хозяйственными процессами;

• навыки работы с офисной техникой (МФУ, факс, телефонная станция и т. д.).

• уверенное владение офисным ПО: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), CRMсистемами, системами электронного документооборота;
• опыт ведения делопроизводства, учёта и архивации документов;

• грамотная устная и письменная речь, владение деловым стилем общения;

• ответственность и исполнительность;

• внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами и данными;

• инициативность и проактивный подход к задачам.